Co robisz, jeśli chcesz osiągnąć coś, co jest dla Ciebie ważne? Czy badasz możliwe sposoby osiągnięcia celu, tworzysz plan i przygotowujesz harmonogram z kamieniami milowymi i pomiarami oraz ustalasz ostateczną datę osiągnięcia? A może po prostu zaczynasz robić coś, co wydaje Ci się właściwe w danym momencie i masz nadzieję, że wszystko dobrze pójdzie? Jeśli chodzi o branżę budowlaną, niestety często po prostu „zaczynamy coś robić”, nie zastanawiając się najpierw, po co to w ogóle robimy. Istnieją bardziej efektywne sposoby, dzięki którym możemy osiągnąć nasze cele, a struktura VDC i jej elementy: cele klienta i cele projektu, mogą nam w tym znacząco pomóc.
Ten artykuł jest kontynuacją serii WSZYSTKO O VDC.
Spis treści
1. Dlaczego musimy rozmawiać o celach i VDC?
Według wielu artykułów w Internecie, słabo zdefiniowane cele są jednym z największych wyzwań w zarządzaniu projektami budowlanymi. Przykłady artykułów na ten temat można znaleźć tutaj oraz tutaj.
W rzeczywistości znalazłem różne nazwy dla tej samej rzeczy, na przykład:
- Brak dobrze zdefiniowanych celów (ang. Lack of well-defined goals)
- Źle zdefiniowane cele (ang. Poorly defined objectives)
- Niejasne cele i cele (ang. Unclear objectives and goals)
Czy podobne doświadczenia? W razie dalszych wątpliwości, po co nam wyznaczać dobrze określone cele, chciałbym zapytać, co powiesz na następujące stwierdzenia:
- „Chcemy kończyć więcej projektów w budżecie”
- „Chcielibyśmy wykorzystywać BIM na wysokim poziomie w naszych projektach”
- „Chcemy mieć dobrą współpracę z większą liczbą klientów”
- „Planujemy osiągnąć niezwykłą jakość produktu końcowego”
Czy widzisz tutaj pewną regułę? Jedną rzeczą jest użycie słów takich jak „chcę”, „chciałbym”, „planuję”, jednak to, co następuje, jest właściwie niejasnym życzeniem we wszystkich tych przypadkach. Bo co oznacza „więcej projektów”, „wysoki poziom”, „dobra współpraca” czy „niezwykła jakość”? Dla różnych osób, organizacji i interesariuszy oznaczałby to inny wynik. Dla kogoś „wysokim poziomem BIM” może być używanie modeli do tworzenia rysunków, a dla kogoś innego używanie samych modeli, bez rysunków. Bez dobrze zdefiniowanych celów zawsze będzie miejsce na nieporozumienia, a w rezultacie nie jesteśmy w stanie ich osiągnąć.
Czy wiesz, co klient chce osiągnąć dzięki projektowi, nad którym pracujesz? Jak pisaliśmy w poprzednich artykułach o VDC (LINK), cele klienta (Client Objectives – CO) i cele projektu (Project Objectives – PO) znajdują się na szczycie w strukturze VDC. Pomagają nam odpowiedzieć na pytania „dlaczego?”:
- Dlaczego klient wykonuje projekt?
- Co musi osiągnąć zespół projektowy?
Oto niektóre powody, dla których musimy wyznaczyć sobie dobrze zdefiniowane cele:
- Wspólne zrozumienie przez wszystkie zaangażowane osoby w projektu, do jakich celów dążymy
- Cele dają Ci skupienie – wybierając i definiując kilka rzeczy, które chcesz osiągnąć, skupiasz się własnie na nich
- Przejmujesz odpowiedzialność – określając swój cel, zobowiązujesz się, że coś wykonasz, żeby go osiągnąć
- Cele pomagają utrzymać motywację
- Pomiar postępów – używając pomiarów wraz z celami, możesz zobaczyć faktyczny postęp na drodze do swojego celu
2. Cele kontra... cele?
W różnych językach cele mogą mieć różne nazwy, takie jak np. w języku angielskim: goal, objective, purpose, target, lub aim. Język angielski jest w tym przypadku dość bogaty, podczas gdy np. po norwesku może to być tylko jedno słowo: mål, a po polsku, po prostu… cel. Ważne jest jednak wspólne zrozumienie różnego rodzaju „celów” pomiędzy angielskimi goal oraz objective.
Cel – ang. goal – to osiągalny wynik, który jest szeroki i długoterminowy.
Z kolei objective określa mierzalne działania w krótkim okresie, aby osiągnąć cel ogólny.
Albo inne wytłumaczenie, z tej strony:
- goal – ogólny plan, lub cel, których chcemy osiągniąć (np. zdobyć mistrzostwo świata w 2018)
- objective – specyficzne kroki i działa jakie musimy podjąć, aby osiągnąć nasz cel /goal/ (np. będziemy trenowali 3 razy dziennie, pojedziemy na zgrupowanie do Turcji, zagramy w 8 sparingach).
Cel długofalowy (goal) można określić na przykład w ten sposób:
- „Przeprowadzić dochodowy projekt i uzyskać zadowolonego klienta”.
Podczas gdy odpowiednie cele zadaniowe (objectives) w tym wypadku, powiązane z głównym celem, mogą być:
- Osiągnąć satysfakcję klienta: > 90% z ankiet wysłanych po zakończeniu projektu.
- Obliczony zysk na zakończenie projektu, po udjęciu kosztów własnych: > 10% od wartości netto projektu.
3. Jak definiować cele w VDC?
Według definicji z tej strony, cel (objective) jest odpowiedzią na ważne pytanie „dlaczego?”, które określa cel, zamierzenie i kierunek. Cele powinny być ustalane zgodnie z metodą S.M.A.R.T. (Specific, Measurable, Achievable, Realistic oraz Timely.
Według koncepcji S.M.A.R.T. z Wikipedia, prawidłowo sformułowany cel powinien być::
- Skonkretyzowany (ang. Specific) – jego zrozumienie nie powinno stanowić kłopotu, sformułowanie powinno być jednoznaczne i niepozostawiające miejsca na luźną interpretację
- Mierzalny (ang. Measurable) – a więc tak sformułowany, by można było liczbowo wyrazić stopień realizacji celu, lub przynajmniej umożliwić jednoznaczną „sprawdzalność” jego realizacji
- Osiągalny (ang. Achievable) – cel zbyt ambitny podkopuje wiarę w jego osiągnięcie i tym samym motywację do jego realizacji
- Istotny (ang. Relevant) – cel powinien być ważnym krokiem naprzód, jednocześnie musi stanowić określoną wartość dla tego, kto będzie go realizował
- Określony w czasie (ang. Time-bound) – cel powinien mieć dokładnie określony horyzont czasowy, w jakim zamierzamy go osiągnąć.
Według dokumentu Norweskiego Ministerstwa Finansów: Wytyczne dotyczące wspólnych wymagań dotyczących dokumentów zarządczych (po norwesku do znalezienia tutaj):
‘Cele/zadania projektu muszą być jasne i oznajmujące, a nacisk powinien zostać położony na to, czy są:
- sformułowane według metody S.M.A.R.T.: Specific, Measurable, Achievable, Realistic and Timely
- wybierane według priorytetów, zwłaszcza tam, gdzie wskazują różne kierunki (na przykład wydajność-koszt-czas)
- nie powinno być ich zbyt wiele (żeby uniknąć pomieszania celów)
- oddzielone od krytycznych czynników sukcesu i warunków ramowych (nie połączone razem)”
Kilka wskazówek dotyczących definiowania celów klienta i celów projektu
- Pamiętaj, że cele klienta i projektu są rezultatami – Pomyśl o tym, co chcesz osiągnąć do końca projektu (i po jego skończeniu?)
- Określ, do czego dąży projekt i jak będzie oceniany jego sukces
- Cele muszą być dostosowane do potrzeb wszystkich interesariuszy, zwłaszcza klienta i użytkowników końcowych
- Zdefiniuj cele na początku projektu, ponieważ pomaga to osiągnąć satysfakcję i korzyści dla wszystkich interesariuszy, a także zapewnia jedność i zwiększa współpracę pomiędzy zaangażowanymi stronami
- Status na drodze do osiągnięcia celi jest monitorowany poprzez śledzenie prac i korzystanie z pomiarów
- Skutecznym sposobem na omówienie i uzgodnienie celów jest sesja ICE
- Cele powinny być znane wszystkim przez cały czas trwania projektu – nie tylko na początku
- Jeśli ktoś nowy zaczyna pracę na projekcie w późniejszej fazie, to należy go odpowiednio w niego ‘wprowadzić’ – w tym skupić się na wcześniej ustalonych celach
Jak zacząć definiować cele klienta i projektu w VDC?
- Stwórz lub zdefiniuj cele klienta i projektu
- Określ zamierzenia dla każdego głównego celu
- Zdefiniuj pomiary do monitorowania postępów w osiąganiu tych celów
- Uzgodnij kontrolowane czynniki i wskaźniki produkcyjne, które będą wspierały cele klienta i cele projektu
Gdzie znaleźć cele klienta? Mogą być one zapisane bezpośrednio w opisie projektu przygotowanym przez inwestora lub zawarte w innych dokumentach projektowych (dokumenty specjalne, opisy czy raporty). W niektórych umowach istnieje również możliwość ich zdefiniowania bezpośrednio podczas spotkań wyjaśniających z klientem.
4. Cele Klienta i Projektu oraz VDC - przykłady
How to know if an objective is a Client Objective, or Project Objective? The main difference is that Clients Objective should be the same for all stakeholders, while Projects Objectives will differ. There will also be different Project Objectives for different stages of the project – pre-design, design and execution.
In the table below we present some examples of objectives, writing if it could be Client Objective (CO) or Project Objective (PO), and who can be a relevant part to have that objective (in the column Stakeholder). Please note, that for some objectives, it can be both a CO and PO.
Podsumowanie - cele w VDC
W tym artykule, będącym kontynuacją serii Wszystko o VDC, przyjrzeliśmy się dwóm elementom na szczycie metody VDC, czyli celom klienta i celom projektu. Odpowiedzieliśmy na pytanie, dlaczego ważne jest stosowanie dobrze zdefiniowanych i właściwych celów wraz z pomiarami. Przedstawiliśmy również przykłady praktycznego definiowania CO i PO w projekcie budowlanym. Jak ze wszystkim, istnieje wiele sposobów na osiągnięcie naszychcelów i zamierzeń. Sposób, w jaki to robisz, zależy od projektu, Twojej organizacji i wielu różnych zmiennych. Jednym z nich jest wyznaczanie celów klienta i projektu za pomocą metody VDC. A ponieważ jest on skuteczny, łatwy w użyciu i praktyczny, zachęcamy do rozpoczęcia wdrażania go we własnych projektach!
Ten artykuł oparty jest na książce Integrating Project Delivery i programie VDC-Certificate w Norwegii, zorganizowanym przez Norweski Uniwersytet Technologiczny NTNU wraz z Centrum Rozwoju Zawodowego Stanforda, a także na własnym doświadczeniu autora.
Ten artykuł jest kontynuacją serii WSZYSTKO O VDC.
Mamy też kilka pytań do CIEBIE drogi Czytelniku! Czy masz jakieś doświadczenia ze stosowaniem metodologii VDC? Czy sam uczestniczyłeś w sesji ICE? Jakie masz z tym doświadczenia? Podziel się z nami swoimi przemyśleniami i doświadczeniami poniżej artykułu!
