Ignorowanie właściwego zarządzania zadaniami (Worksets) w Revicie to jeden z większych błędów, jakie może popełnić koordynator BIM pracujący w tym programie. Przekonałam się o tym na własnej skórze — i kosztowało to mój zespół tygodnie dodatkowej pracy, frustracji oraz opóźnień w projekcie.
W tym artykule podzielę się moim doświadczeniem związanym ze złym zarządzaniem zadaniami oraz przedstawię praktyczne wskazówki, jak uniknąć tego kosztownego błędu. Niezależnie od tego, czy pracujesz w Revicie od lat, czy dopiero zaczynasz, te zasady zarządzania zadaniami pomogą Ci utrzymać porządek w projektach i zapewnić ich sprawny przebieg.
Table of Contents
Błąd, który prawie zrujnował mój projekt BIM
Na początku mojej kariery jako koordynator BIM, nie traktowałam zadań w Revit wystarczająco poważnie.
Pracowałam nad projektem biurowca wysokościowego złożonego z niestandardowych rozwiązań i skomplikowanych systemów. Był to znacznie większy projekt niż jakikolwiek, nad którym nasz zespół pracował wcześniej. Terminy były napięte, a każdy działał w maksymalnym tempie.
Pierwszym błędem było rozpoczęcie pracy bez ustalenia jasnych zasad dotyczących zadań. W trakcie pracy członkowie zespołu zaczęli tworzyć nowe zadania bez żadnych standardów nazewnictwa czy organizacji. W ciągu kilku tygodni nasz model zamienił się w bałagan pełen zadań o chaotycznych nazwach, takich jak:
- „Różne”
- „Zadanie_Janka”
- „Tymczasowe_Nie_używać”
- albo po prostu „Rury poziom 1”
Prawdziwe problemy zaczęły się, gdy musieliśmy przeprowadzić koordynację międzybranżową. Znalezienie konkretnych elementów przypominało szukanie igły w stogu siana. Członkowie zespołu tracili godziny na przeszukiwanie dziesiątek źle nazwanych zadań.
Model działał coraz wolniej. Najgorsze było to, że gdy zbliżały się terminy, chaos doprowadził do błędów modelowania, które zostały wykryte dopiero na późnym etapie projektu.
Jako koordynatorka BIM czułam się całkowicie przytłoczona. To, co zaczęło się jako drobny problem organizacyjny, przerodziło się w kryzys na skalę całego projektu. Model stał się niestabilny, konflikty się mnożyły, a morale zespołu gwałtownie spadło.
Najbardziej frustrujące było uświadomienie sobie, że naprawa tego bałaganu będzie wymagała powtórzenia ogromnej części pracy — a czasu już nie było.
Po kilku zarwanych nocach i awaryjnych spotkaniach musieliśmy wstrzymać produkcję na prawie dwa tygodnie, żeby uporządkować całą strukturę zadań. Oznaczało to przeniesienie tysięcy elementów do odpowiednich zadań, wdrożenie nowych zasad i ponowne przeszkolenie całego zespołu.
Wniosek, który z tego wyciągnęłam, był prosty:
Zawsze miej jasną strategię zadań od pierwszego dnia. Kropka.
Miej jasną strategię zadań od samego początku
Jeśli nie ustalisz jasnych zasad dotyczących zadań na wczesnym etapie, Twój projekt bardzo szybko zamieni się w chaos. Dotyczy to szczególnie większych projektów, w których wielu członków zespołu pracuje jednocześnie.
Zadania w Revit pozwalają podzielić model na mniejsze, łatwiejsze do zarządzania części. Są trochę jak warstwy w CAD-zie, ale dają większą kontrolę. Przy odpowiednim wykorzystaniu zadania umożliwiają zespołowi równoległą pracę nad różnymi częściami tego samego projektu.
Revit tworzy jeden centralny model, zazwyczaj przechowywany na serwerze, a każdy członek zespołu pracuje na własnej lokalnej kopii, przesyłając zmiany z powrotem do modelu głównego.
źródło: autodesk.com
Zadania pełnią trzy główne funkcje:
- Organizacja: Pozwalają logicznie grupować elementy według branży, lokalizacji, etapu projektu lub innej przydatnej kategorii.
- Kontrola dostępu: Ułatwiają zarządzanie tym, kto może edytować konkretne elementy, co ogranicza liczbę konfliktów.
- Wydajność: Pozwalają tymczasowo wyłączyć z modelu te jego części, które w danym momencie nie są potrzebne, dzięki czemu Revit działa szybciej.
Bez jasnego planu tworzenia, nazywania i wykorzystywania zadań bardzo szybko znajdziesz się w takim samym bałaganie, z jakim ja miałam do czynienia — zdezorganizowanym modelem, który zamiast wspierać pracę, tylko ją spowalnia.
Wskazówki dotyczące zadań, które zapewnią sukces projektowi
Na podstawie mojego doświadczenia i wyciągniętych wniosków, oto trzy kluczowe praktyki zarządzania zadaniami, które pomogą utrzymać porządek w projektach i zwiększą efektywność zespołu.
#1. Ustal jasne i proste zasady nazewnictwa
Przejrzyste nazewnictwo to nie tylko kwestia estetyki — ma bezpośredni wpływ na to, jak szybko zespół może odnaleźć i obsłużyć elementy w modelu. Mylące lub niespójne nazwy prowadzą do błędów i strat czasu.
Oto jak stworzyć skuteczny system nazw:
Wskazówka 1: Używaj spójnych prefiksów, na przykład:
ARCH_ dla elementów architektonicznych
STR_ dla elementów konstrukcyjnych
MEP_ dla instalacji mechanicznych, elektrycznych i sanitarnych
SITE_ dla elementów zagospodarowania terenu
COORD_ dla elementów koordynacyjnych
Dzięki temu każdy członek zespołu od razu wie, co do czego należy.
Wskazówka 2: Bądź konkretny, ale zwięzły:
Zamiast ogólnych nazw jak „Różne”, używaj jasnych i jednoznacznych określeń:
„ARCH_Elewacja” zamiast „Zewnętrzne”
„MEP_Urządzenia_Mechaniczne” zamiast „Sprzęt”
„STR_Fundamenty_Poziom1” zamiast „Fundamenty”
Wskazówka 3: Nie używaj imion i nazwisk:
Zadania typu „Zadanie_Janka” czy „Rzeczy_Sary” nic nie mówią o zawartości i powodują problemy, gdy zmieniają się osoby w zespole.
Dodawaj informacje o etapie lub strefie, jeśli to potrzebne:
W przypadku złożonych projektów warto uwzględnić takie dane jak:
„ARCH_Trzon_Etap1”
„MEP_Maszynownia_Wieża2”
„SITE_Zieleń_StrefaPółnocna”
Wskazówka 4: Spisz zasady nazewnictwa:
Stwórz prosty przewodnik opisujący system nazewnictwa i upewnij się, że każdy w zespole ma do niego dostęp.
Wskazówka 5: Regularnie sprawdzaj zadania:
Zaplanuj cotygodniowe lub comiesięczne (w zależności od złożoności projektu) przeglądy struktury zadań, aby wcześnie wychwycić i naprawić ewentualne problemy.
Pamiętaj, że nie istnieje jeden „właściwy” sposób strukturyzowania zadań. Każdy projekt ma inne potrzeby. Kluczem jest stworzenie systemu, który ma sens w kontekście konkretnego projektu — i upewnienie się, że wszyscy go przestrzegają.
Przykład prostej struktury zadań:
#2. Jasno dokumentuj strukturę zadań
Nawet najlepszy system nazewnictwa działa tylko wtedy, gdy wszyscy go przestrzegają — a żeby tak było, potrzebne są jasne instrukcje.
Oto, jak zadbać o to, by strategia zadań była dobrze udokumentowana i przekazana zespołowi:
Wskazówka 6: Uwzględnij sekcję „Strategia zadań” w Planie Realizacji BIM (BEP):
Określ, do czego służy każde zadanie, kto może je tworzyć i kiedy należy je stosować. To będzie oficjalny punkt odniesienia dla całego projektu.
Wskazówka 7: Stwórz prosty przewodnik graficzny:
Przygotuj jednokartkowy schemat pokazujący strukturę zadań wraz z krótkimi opisami. Dzięki temu członkowie zespołu szybko zrozumieją, gdzie powinny trafić dane elementy — bez konieczności przeszukiwania długich dokumentów.
Wskazówka 8: Aktualizuj dokumentację na bieżąco:
W miarę jak projekt się rozwija, mogą zmieniać się również potrzeby dotyczące zadań. Wprowadzaj aktualizacje do dokumentacji, gdy tylko zajdzie taka potrzeba, i informuj o tym zespół.
Wskazówka 9: Szkol nowych członków zespołu:
Każda nowa osoba powinna poznać strategię zadań przed rozpoczęciem modelowania. To pozwala zapobiec problemom, zanim się pojawią.
Wskazówka 10: Stwórz plik szablonowy:
Jeśli Twoja firma realizuje podobne typy projektów, warto stworzyć szablon z gotową strukturą zadań. To zapewni spójność i zaoszczędzi czas potrzebny na konfigurację.
Wskazówka 11: Organizuj regularne spotkania BIM:
Wykorzystaj te spotkania, aby omówić z zespołem sposób użycia zadań, odpowiedzieć na pytania i upewnić się, że wszyscy trzymają się ustalonej strategii.
Interaktywny poradnik pełen wskazówek, wykresów, map myśli i praktycznych ćwiczeń, które nauczą Cię podstaw BIM Koordynacji. Całkowicie za darmo.
#3. Ogranicz, kto może tworzyć nowe zadania
Im więcej osób ma możliwość tworzenia zadań, tym szybciej model zamienia się w chaos. Kontrola nad tym, kto może je tworzyć, jest kluczowa dla utrzymania porządku.
Oto, jak wdrożyć skuteczne zasady:
Wskazówka 12: Ogranicz uprawnienia:
Tylko koordynatorzy BIM lub menedżerowie BIM projektu powinni mieć możliwość tworzenia nowych zadań. Dzięki temu przestrzegane są zasady nazewnictwa, a niepotrzebne duplikacje są eliminowane.
Wskazówka 13: Stwórz prosty proces zgłaszania potrzeb:
Jeśli członkowie zespołu potrzebują nowego zadania, powinni wyjaśnić:
Jakie konkretne elementy ma zawierać to zadanie
Dlaczego istniejące zadania nie spełniają ich potrzeb
Jak nowe zadanie wpisuje się w ogólną organizację projektu
Wskazówka 14: Regularnie przeglądaj zadania:
W zależności od projektu przeprowadzaj cotygodniowe lub comiesięczne przeglądy listy zadań, aby wychwycić i rozwiązać problemy organizacyjne, zanim staną się poważne.
Wskazówka 15: Wykorzystuj automatyzację, gdzie to możliwe:
Rozważ użycie skryptów Dynamo lub innych narzędzi do sprawdzania zadań i oznaczania tych, które nie spełniają zasad nazewnictwa.
Wskazówka 16: Wyjaśniaj „dlaczego” swojemu zespołowi:
Ludzie chętniej przestrzegają zasad, gdy rozumieją ich sens. Wytłumacz, jak właściwe zarządzanie zadaniami przyspiesza pracę modelu i ułatwia wszystkim działanie.
Wskazówka 17: Dokumentuj decyzje dotyczące zadań:
Prowadź prosty rejestr, kiedy i dlaczego zostały utworzone nowe zadania — pomoże to przyszłym członkom zespołu zrozumieć strukturę projektu.
Podsumowanie: Wnioski na przyszłość
Patrząc wstecz na popełniony błąd, dziś wiem, że wdrożenie odpowiedniego zarządzania zadaniami może na początku wydawać się dodatkową pracą. Ale mogę Ci to powiedzieć z bolesnego doświadczenia — zrobienie tego porządnie od samego początku oszczędzi Ci wielu godzin frustracji, poprawek i opóźnień w projekcie.
Dwa tygodnie, które straciliśmy na reorganizację modelu w trakcie projektu, dałoby się całkowicie uniknąć, gdybyśmy poświęcili kilka godzin na planowanie na starcie. Nie wspominając już o stresie, konfliktach w zespole i trudnych rozmowach z klientami, którym musieliśmy się przyznać do naszego błędu.
Dziś strategia zadań to jedna z pierwszych rzeczy, którymi zajmuję się przy rozpoczęciu nowego projektu. Czas zainwestowany na początku procentuje przez cały cykl życia projektu — szybszym działaniem modelu, lepszą komunikacją i sprawniejszą współpracą.
Stosując się do tych trzech kluczowych zasad:
tworzenia jasnych konwencji nazewnictwa,
szczegółowego dokumentowania strategii zadań oraz
ograniczania osób, które mogą tworzyć nowe zadania,
zapewnisz sobie udaną koordynację BIM w każdym projekcie — bez względu na jego skalę.
Pamiętaj: właściwe zarządzanie zadaniami to nie tylko kwestia porządku — to tworzenie środowiska, w którym zespół może efektywnie współpracować i skupić się na projektowaniu świetnej architektury, zamiast walczyć z oprogramowaniem.
