Jak wygląda sposób pracy Twojego zespołu? Czy każdy zna w nim swoje zadania i obowiązki? W jaki sposób sprawdzasz efektywność pracy?

Okazuje się, że często powtarzającym się błędem w projektach budowlanych jest brak monitorowania prac zespołu oraz brak kontroli postępów. Jak to zmienić? Każdy projekt powinien posiadać plan. Zadbaj o to, aby przed rozpoczęciem projektu wspólnie z zespołem opracować strategię jego przeprowadzenia.

Tworząc plan, wyszczególnij niewielkie fragmenty projektu np. Droga, Chodnik, Przepust, Instalacja elektryczna. Następnie te fragmenty podziel na jeszcze mniejsze np. Linia Trasowania, Geometria pionowa, Korytarz drogowy. Niezbędna jest tutaj wiedza odnośnie zachodzących procesów projektowych. Przykładowo, w pierwszej kolejności zaprojektujemy drogę, potem maszty oświetleniowe. Najpierw stawiamy ściany, potem doprowadzamy kanalizację. Warto tutaj zgłębić podstawy metody planowania wstecznego. Mówiąc najprościej. Planujemy wstecz, gdzie punktem wyjścia jest gotowy projekt. Więcej o metodzie tutaj link.

Owocem planowania jest harmonogram w postaci wykresu Gantta (link). Pomocnymi narzędziami mogą się okazać tutaj Microsoft Excel bądź Microsoft Project.

Najmniejsze części projektu nazywamy zadaniami. Zadania posiadają zależności pomiędzy sobą. Tak więc np. projektant drogowy kończący prace projektowe związane z korytarzem drogowym przesyła dane do projektanta mostów. Należy wyłapać takie zależności oraz momenty, w których projektowany fragment jest gotowy do przekazania dla kolegi z zespołu, aby ten mógł zacząć swoją pracę.

Idąc dalej, podziel prace projektowe na dwutygodniowe okresy czasu. Na początku tego okresu należy przejść przez wszystkie zadania do zrobienia oraz przydzielić do odpowiednich osób. W każdym okresie wprowadź także spotkania koordynacyjne, na którym będziecie sprawdzać poprawność projektową. Na koniec tego okresu zorganizuj spotkanie na którym omówicie progres w projekcie.

Dodatkowo wprowadź narzędzia monitorujące efekty pracy. Dobrym narzędziem do kontrolowania zadań jest tablica Kanban. Jest to tabela, podzielona na kilka kolumn. Każda kolumna przypisana jest do odpowiedniego statusu zadania (Np. TO DO, IN Progress, Blocked, IN QA, Done). Z pomocą tablicy możesz śledzić aktualny status w projekcie. Aplikacjami, które mogą okazać się pomocne są: Trello, Jira, Confulence. 

Wprowadź krótkie, kilkuminutowe spotkania poranne na których podzielisz się efektami swojej pracy. Reaguj natychmiast w razie problemów. Skontroluj harmonogram. Przydzielaj oraz rozliczaj z zadań. Na początku będzie to trudne, ale z czasem nie będziesz umiał się obyć bez takiego sposobu pracy. Dla bardziej ciekawych podobnych technik polecam zapoznać się z metodyką AGILE SCRUM.