Design management

Czym jest design management? Zarządzanie procesem projektowania w praktyce

Wyobraźmy sobie, że jesteś przedstawicielem inwestora na kontrakcie przeprowadzanym w tradycyjny sposób: projektowanie, przetarg, a później budowa. Albo że pracujesz w firmie wykonawczej, która właśnie wygrała projekt w metodzie zaprojektuj i wybuduj. W obu tych wypadkach to Twoja organizacja ma odpowiedzialność za dokumentację projektową i zarządzanie procesem projektowania. Jak zapewnisz, żeby została ona dostarczona na czas, w odpowiedniej jakości oraz bez przekroczenia budżetu na projektowanie?

 

Do przykładu z początku wpisu można by dodać jeszcze jedną sytuację: pracujesz jako główny projektant i masz za zadanie koordynację podległych Ci branż w biurze projektowym i kontakt z Twoim klientem, to znaczy inwestorem albo wykonawcą.

Patrząc na cały cykl życia projektu, projektowanie przebiega głównie w jego początkowej fazie. Oczywiście zależnie od typu kontraktu, założeń inwestora, harmonogramu i wielu innych zmiennych, może zaczynać się już w fazie koncepcji i kończyć wraz z przekazaniem projektu przez wykonawcę do inwestora. Dlaczego jednak potrzebujemy zarządzać procesem projektowania?

Jest to pierwszy artykuł serii zarządzanie procesem projektowania. Daj proszę znać, czy  spodobał Ci się ten wpis i powinniśmy kontynuować temat design management’u? A może jest jakaś inna tematyka, o której chciałbyś przeczytać na naszym blogu? Zostaw swoją opinię w komentarzu pod artykułem!

Spis treści

Dlaczego potrzebujemy zarządzać procesem projektowania?

Chciałbym, żebyś najpierw zastanowił się nad poniższymi pytaniami. Czy w Twojej pracy brałeś kiedyś udział w projekcie, na którym:

    • Przekroczyliście założony budżet przeznaczony na projektowanie?
    • Dokumentacja projektowa została dostarczona z opóźnieniem?
    • Wykonawcy narzekali na projektantów i jakość dokumentacji?
    • Architekci i projektanci mieli wrażenie, że wykonawca tylko wytyka im błędy?
    • Inwestor nie był zaangażowany w proces projektowania?
    • Występowały problemy w komunikacji, a często wręcz jej nie było?
    • Każda organizacja pracowała oddzielnie, szukając zysku tylko dla siebie?
Nieefektywność, przekroczenie budżetu, niedostarczenie inwestycji na czas, duża ilość odpadów, kolizje na budowie, konflikty pomiędzy stronami projektu – znaczna część tych rzeczy jest spowodowana pośrednio lub bezpośrednio poprzez złe zarządzanie procesem projektowania. Do tego dochodzą inne wyzwania, takie jak na przykład:
    • Każdy projekt jest wyjątkowy i coraz bardziej skomplikowany.
    • Wiele zaangażowanych stron / interesariuszy.
    • Coraz częstsze przeprowadzanie kontraktów w formule zaprojektuj i wybuduj.
    • Wysoki poziom wiedzy technicznej oraz stosunkowo niski poziom wiedzy o zarządzaniu i kierowaniu oraz przywództwie w branży budowlanej.

Wierzę, że poprzez prawidłowe zarządzanie procesem projektowania, jesteśmy w stanie osiągnąć cele klienta i projektu, polepszyć współpracę poprzez usprawnienie procesu komunikacji i dostarczyć dokumentację na czas, o ustalonej jakości i zgodnie z założonym budżetem. Właśnie dlatego jako cel postawiłem sobie zwiększenie świadomości na temat design managementu oraz roli managera projektowania w cyklu życia projektu.

Kim jest manager projektowania?

W prostych słowach, bycie managerem projektowania można porównać do funkcji kierownika projektu, jednak dla samego procesu projektowania.

Z kolei definicja ze strony DesigningBuildings przedstawia się następująco:

Zarządzanie projektowaniem (design management) jest procesem zarządzania projektowaniem podczas całego cyklu życia projektu, w celu:

  • Osiągnięcia założonego budżetu
  • Wykonania dokumentacji
  • Koordynacji projektowania
  • Komunikacji z innymi uczestnikami procesu budowlanego

Można powiedzieć w skrócie, że zarządzanie projektowaniem polega na organizacji, planowaniu i kierowaniu osobami, ich wiedzą oraz przepływem informacji, aby osiągnąć cele projektu.

Wybrane konkretne zadania managera projektowania to:

  • Koordynacja między wieloma uczestnikami projektu.
  • Zapewnienie aby proces projektowy zmieścił się w zakładanym czasie, jakości i budżecie.
  • Podpisanie i pilnowanie umowy z projektantem.
  • Ustalenie systemów i procesów wymiany informacji.
  • Wsparcie pozostałych osób, lub wzięcie odpowiedzialności za zadania np. BIM managera, jak ustalenie CDE, wymagań stawianych projektantom, BEP / BIM manual.
  • Kontrola tego, co zostało zaprojektowane względem tego, co ma być wykonane („buildability” = „wykonalność”).
  • Sprawdzanie, czy podczas projektowania spełniane są warunki i wymagania stawiane w kontrakcie, normach, specyfikacjach itp.
  • Szukanie możliwości optymalizacji.
  • Angażowanie przedstawicieli wykonawcy w proces projektowy.

Warto tutaj zaznaczyć, że stanowisko ‘design manager’ jest bardzo popularne między innymi w Skandynawii, Wielkiej Brytanii oraz Stanach Zjednoczonych. Jednak w niektórych krajach nie jest to oddzielna funkcja techniczna. Przykładowo, w Polsce nie spotkałem się w praktyce z osobą, która miałaby to  stanowisko o takiej właśnie nazwie. Niektóre firmy owszem, mają w swoich organizacjach funkcje takie jak: koordynator projektowania, kierownik działu technicznego, dyrektor techniczny, lider zespołu projektantów, czy inżynier kontraktu. Jednak żadna z nich nie odzwierciedla w pełni zadań i obowiązków, jakie posiada Design Manager. Równocześnie należy podkreślić, że niezależnie od nazwy stanowiska w danym kraju lub organizacji, proces projektowania przebiega na każdym projekcie – i musi być zarządzany. Czy będzie to odpowiedzialność inwestora, wykonawcy, projektanta – należy go odpowiednio kontrolować, aby uniknąć wymienionych wcześniej błędów.

Podejście całościowe do zarządzania projektowaniem

Nie ma się co oszukiwać, że wymagania stawiane managerowi projektowania są wysokie. Wynika to ze złożoności stojących przed nim zadań oraz potrzeby całościowego podejścia do procesu zarządzania projektowaniem. Manager projektowania może mieć różne role w różnych fazach, firmach i na różnych typach kontraktu. Do tego powinien mieć on kompetencje w trzech głównych dziedzinach.

Pierwsza z nich, to administracja i zarządzanie, czyli management. Są to zadania, które stoją na granicy roli i odpowiedzialności kierownika projektu. Zawierają one następujące zagadnienia:

  • Odpowiedzialność za koszt, czas i zasoby w procesie projektowym.
  • Wsparcie w procesie kosztorysowym i tworzenia budżetu.
  • Zapewnienie wymaganej jakości dokumentacji projektowej.
  • Zarządzanie informacją i dokumentacją.
  • Zapewnienie, że dokumentacja projektowa wykonana zostanie zgodnie z umowami, prawem danego kraju, normami i specyfikacjami.
  • Pozostałe działania administracyjne, jak analizy, planowanie, zarządzanie, kontrola statusu.

Manager projektowania musi posiadać również kompetencje i wiedzę techniczną oraz doświadczenie. Zadania te wymagają kompleksowego zrozumienia procesu budowlanego i projektowego, między innymi:

  • Widzenia całości – kompleksowości oraz współzależności różnych elementów projektu.
  • Szukanie pomysłów i rozwiązań na optymalizację.
  • Tworzenie dokumentacji o odpowiedniej jakości.
  • Koordynacja uczestników procesu projektowego i pozostałych interesariuszy.
  • Odpowiednie priorytetyzowanie i podejmowanie decyzji.
  • Praktyczne doświadczenie z BIM.
  • Wiedza o konsekwencjach i ryzykach.

Ostatnie to umiejętności z zakresu kierowania, czy też przywództwa (leadership). W większości są to cechy osobiste i kompetencje miękkie. W tych zagadnieniach widzę największe możliwości poprawy osób pracujących obecnie na stanowisku managera projektowania. Obejmują one następujące zagadnienia:

  • Kierownictwo / przywództwo. 
  • Motywacja i motywowanie.
  • Komunikacja i zrozumienie.
  • Współpraca i delegowanie.
  • Elastyczność
  • Wartości.
  • Poczucie odpowiedzialności.
  • Autorytet.

Podsumowanie

Zarządzanie oraz manager projektowania są potrzebni wszędzie tam, gdzie odbywa się proces projektowania.

W zależności od projektu i fazy, w której dany projekt się znajduje, firmy bądź organizacji oraz sposobu jego przeprowadzania, manager projektowania może mieć różne role.  Na każdym projekcie mamy ograniczone, a często niedostateczne zasoby. Już w czasie realizacji okazuje się, że nie uwzględniono podczas przetargu potrzeby większej liczby pracowników kadry lub projektantów.

Dlatego z własnego doświadczenia wiem, że częściej niż rzadziej manager projektowania musi być gotowy, aby wziąć na siebie większą odpowiedzialność, niż wynikałoby to z jego zadań. Przykładowo poprzez przejęcie obowiązków BIM managera, inżyniera VDC czy planisty. Równocześnie zdałem sobie sprawę, że to właśnie dlatego interesuje mnie tematyka zarządzania procesem projektowym. Potrzeba mieć szerokie doświadczenie, ogólną, jak i specjalistyczną wiedzę, połączyć ją z celami projektu, ograniczonymi zasobami i równocześnie mieć na uwadzę, że wszyscy jesteśmy ludźmi – przez cały czas pamiętając o zapewnieniu komunikacji i przepływu informacji. Praktycznie każdy dzień jest inny, z nowymi wyzwaniami, i właśnie to mi się podoba:-)

A Ty, drogi czytelniku, co myślisz o tematyce zarządzania procesem projektowania? 

Jakie są Twoje doświadczenia związane z tym procesem?

Czy w Twojej organizacji jest osoba zajmująca stanowisko managera projektowania, czy też obowiązki z nim związane są rozdzielone na wiele osób?

Jesteśmy Ciekawi Twoich opinii i komentarzy!

Jest to pierwszy artykuł serii zarządzanie procesem projektowania. Czy podobał Ci się ten wpis i powinniśmy kontynuować temat design management’u? Zostaw swoją opinię w komentarzu pod artykułem!

Spodobał Ci się ten artykuł? Podziel się nim !

Dużo czasu i wysiłku poświęcamy na tworzenie wszystkich naszych artykułów i poradników. Byłoby świetnie, gdybyś poświęcił chwilę na udostępnienie tego wpisu!

Udostępnij:

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Komentarze:

Subscribe
Powiadom o
guest
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments

Autor:

Pobierz raport płac:

Znajdziesz w nim min:

  • Wynagrodzenia specjalistów BIM z 24 krajów z całego świata,
  • Informacje na temat poziomu adopcji BIM w każdym z tych krajów,
  • Lista miejsc gdzie najlepiej szukać pracy w danym kraju. 
BIM Salary Report

Najnowsze wpisy: