Na blogu BIM Corner przeważnie pojawiają się artkuły czysto techniczne związane z metodologią BIM oraz nowymi techonlogiami wdrażanymi do budownictwa. Ten artykuł chciałem poświęcić, części “miękkiej” związanej z samą pracą w branży AEC.
Żyjemy w bardzo dynamicznie rozwijającym się środowisku zawodowym gdzie od specjalistów często wymagane jest coraz więcej.
Bycie produktywnym jest super mocą dzisiejszych czasów. O produktywności wiele się mówi i napisano o niej wiele opasłych książek. Ja w tym wpisie chciałem podzielić się moim podejściem do tego tematu. Sam uważam się za osobę produktywną i dobrze zorganizowaną. W ciągu mojej ponad 10 letniej kariery zawodowej, wiele się nauczyłem o byciu efektywnym w pracy na różnych stanowistach.
Mam nadzieję, że moje spostrzeżenia i wskazówki okażą się dla Ciebie pomocne i będziesz dzięki nim mógł choć trochę poprawić swoją wydajność w pracy.
#TIP 1 - Ogranicz rozpraszacze
Po pierwsze, jedną z najbardziej podstawowych rzeczy związanych z produktywnością jest ograniczenie do maksiumum wszelkich rozpraszaczy.
Rozpraszacze mogą naprawdę popsuć nam cały plan dnia pracy. Fajnie jest pogawedzić sobie ze znajomymi z pracy. Dobre relacje w “robocie” są ważne. Uważaj jednak by nie robić tego zbyt często w ciągu dnia. Utrata poczucia czasu z powodu nieformalnych rozmów i szybkich “kawowych” dyskusji na różne tematy może znacząco wpłynać na naszą efetkywność i ilość rzeczy jakie będziemy w stanie zrobić w ciągu dnia.
Jeśli masz własne biuro, możesz pracować z zamkniętymi drzwiami przez część dnia. A jeśli pracujesz w otwartym biurze, możesz użyć słuchawek z redukcją szumów, aby ograniczyć odgłosy rozmów w biurze. Słuchawki mogą być również uprzejmym sposobem poinformowania współpracowników, że teraz musisz się skoncentrować się nad konkretnym zadaniem.
Rozpraszacze w smartfonie
Kiedyś sprawdzałem swojego smartfona kilka razy na godzinę… czytałem media społecznościowe, e-maile i sprawdzałem inne powiadomienia. Smartfon z włączonymi powiadomieniami to zabójca produktywności. Teraz, kiedy pracuję, włączam tryb samolotowy 
, aby się nie rozpraszać.
Proponuję wyłączyć powiadomienia przynajmniej w godzinach pracy. To dobry sposób, aby powstrzymać się od ciągłego sprawdzania telefonu. To samo dotyczy twojego komputera. Jeśli masz dostęp do mediów społecznościowych na pulpicie służbowym, również tam wyłacz powiadomienia i zablokuj do nich dostęp.
Smartfon traktuję jako narzędzie, dzięki któremu jestem bardziej produktywny i pozwala mi on zyskam więcej czasu dla siebie. Dla większości z nas smartfon, jest na odwrót. Smartfon kradnie nam nasz czas. To smartfon posiada nas, a nie my go.
Oto kilka kroków, które możesz wykonać już teraz, aby efektywniej korzystać z telefonu:
- Przede wszystkim usuń wszystkie aplikacje, które mogłyby jakoś odciągnąć Cię od pracy – aplikacje społecznościowe (Facebook, Linkeidn, Twitter, Instagram itp.) oraz aplikacje do obsługi poczty e-mail (Apple Mail, Gmail). Tak, dobrze słyszysz, – aplikacja e-mail też. Ja sprawdzam pocztę 1 raz dziennie TYLKO na moim komputerze.
- Na pierwszym ekranie startowym umieść tylko te aplikacje, które w jakiś sposób zwiększają twoją produktywność. Aplikacje, które mogą Cię rozproszyć, albo usuwam, albo przenosimy na dalsze ekran. Na przykład: aplikacja przeglądarki internetowej w moim telefonie jest ukryta, aby zminimalizować rozpraszanie uwagi i chęć surfowania po Internecie.
- Wyłącz wszystkie powiadomienia z wyjątkiem tych potrzebnych do komunikacji, takich jak: Telefon, czy Wiadomości.
Oto przykład głównego ekranu na moim smartfonie. Umieszczam tutaj tylko te aplikacje, które poprawiają moją produktywność. Resztę wyrzucam lub ukrywam na innych ekranach.
Spróbuj zastosować powyższe kroki u siebie. Wiem, wiem. Nie łatwo jest usunąć aplikacje społecznościowe lub apkę poczty. Ale przynajmniej spróbuj. Daj sobie 2 tygodnie na tego rodzaju test.
Przekonasz się, ile czasu odzyskasz dzięki przedstawionym tu krokom.
#TIP 2 - Zaplanuj swoje zadania na dziś!
Poświęć kilka minut każdego ranka na zaplanowanie swojego dnia. Ja osobiście, mam listę swoich zadań w aplikacji Nozbe (alternatywy: Todoist, Orapm). Pozwala mi sprawdzić, co mam dzisiaj do zrobienia i ustalić priorytety, które zadania zrobię jako pierwsze, a które mogę zostawić do końca dnia.
Radzę najpierw skupić się na największych zadaniach.
Skupienie się na największych i najbardziej czasochłonnych zadaniach, zanim jakiekolwiek inne zadania mogą w rzeczywistości pomóc ci zachować większą koncentrację niż praca nad mniejszymi i krótszymi zadaniami w pierwszej kolejności.
Wykonywanie tych większych zadań z samego rana jest również świetne, ponieważ jest to czas, kiedy jesteś najbardziej czujny i pełen energii. Daje również ogromne poczucie spełnienia i sprawi, że piłka będzie toczyć się przez resztę dnia, motywując Cię do wykonywania innych zadań z entuzjazmem.
Zjedź tę żabę
Jest takie znane powiedzenie Marka Twaina:
Możesz dowiedzieć się więcej o tym pojęciu z książki napisanej przez Briana Tracy’ego zatytułowanej Zjedz tę żabę! Gorąco polecam tą lekturę:
#TIP 3 - Skoncetruj się na jednym zadaniu na raz
To bardzo ważne, aby skoncentrować się na tylko jednym zadaniu na raz. Przeszukując internet natknąłem się na tę zabawną koszulkę, która dość dobrze oddaje charakter pracy koordynatorów BIM.
Jeśli chodzi o koordynację BIM, dziedzinę, w której się specjalizuję – Prawdopodobnie będziesz mieć wiele różnych zadań do wykonania podczas koordynowania swoich projektów BIM.
Koordynator BIM jest czasem jak szwajcarski scyzoryk w zespole BIM. Ale pamiętaj, nie rób wielu rzeczy na raz, to nie działa.
Multizadaniowość
Na początku wielozadaniowość może dawać poczucie, że robisz więcej, ponieważ robisz wiele rzeczy naraz. Jednak tak naprawdę to poczucie jest złudne.
Dzięki technologii możesz robić dwie, trzy, a nawet cztery rzeczy jednocześnie i możesz pomyśleć, że w pracy oczekuje się od ciebie wielozadaniowości.
Jednak często taka wielozadaniowość zmniejsza twoją produktywność. Pamiętaj, że produktywność opiera się na koncentracji.
Jeśli masz dużo zadań na swoim talerzu, ustal swoje priorytety i przeznacz wystarczająco dużo czasu na każde zadanie. W ten sposób możesz najpierw zająć się tym, co pilne, i mieć wystarczająco dużo czasu na wykonanie pozostałych zadań.
Kiedy wykonujemy wiele zadań na raz, jesteśmy stale rozpraszani przez konieczność przełączania się między zadaniami. W rzeczywistości badania mówią, że takie przenoszenie się między zadaniami może kosztować nas nawet do 40 procent naszego czasu pracy.
#TIP 4 - Zrób sobie przerwę
Kolejną bardzo ważną rzeczą, która ma wpływ na wydajność, to robienie sobie regularnych przerw. Wiem, że może to być dla nas, zwłaszcza wtedy gdy gonią nas terminy lub gdy mam milion spraw do zrobienia.
Tak czy inaczej, zrób sobie przerwę, a przekonasz się, że faktycznie zwiększa to Twoją efektywość i skupienie w dłuższej perspektywie. Pracuj w kawałkach czasu — od 60 do 90 minut — a następnie zatrzymaj się i naładuj baterie. Przerwa nie oznacza sprawdzania kont w mediach społecznościowych i korzystania ze smartfona. Daj swojemu mózgowi 15 minut przestoju, odłączając. Idź do toalety lub idź na spacer.
Te krótkie przerwy pozwalają mi nabrać sił, oczyścić umysł i przygotować się do kolejnego zadania.
#TIP 5 - Deleguj
To jest temat, który był dość trudny do wdrożenia w moim życiu zawodowym. Jednak kiedy, zacząłem delegować zadania innym, moja doba przestała mieć 24h.
Polecam, – rozważ użycie delegowania, do rozdzielenia zadań między członków zespołu. Spisz, rzeczy które są na twojej liście zadań do zrobienia. Zastanów się, czy któreś z tych zadań może wykonać ktoś inny, bez twojej ingerencji?
Delegowanie zadań pozwala na pracę nad innymi zadaniami, które mogą być wykonanie jedynie przez Ciebie, ponieważ tylko tym masz odpowiednie kwalifikacje aby je wykonywać.
Jakie zadania powinienem delegować?
Nie jestem w stanie jednoznacznie odpowiedzieć na to pytanie. To zależy od tego, jakie są Twoje obowiązki w zespole i jakie są kompetencje innych.
Polecam, abyś dobrze poznał swój zespół i dowiedział się, jakie umiejętności posiadają poszczególne osoby. W ten sposób będziesz mógł oddelegować odpowiednie osoby do konkretnych zadań.
#TIP 6 - Ogranicz spotkania do minimum
Kolejną wskazówką dotyczącym produktywności, która na pierwszy rzut oka może wydawać się nieco kontrowersyjna, jest ograniczenie liczby spotkań, w których uczestniczysz.
Wiem, że spotkania odgrywają ważną rolę w pracy większości profesjonalistów naszej branży. Jednak dość często będziesz zapraszany na spotkania, na których nie odezwiesz się słowem i generalnie Twoja obecność będzie zbyteczna.
Jeśli zostaniesz zaproszony przez kogoś na spotkanie, zapytaj z wyprzedzeniem, czy Twoja obecność jest konieczna i dlaczego? Jaki wkład w to spotkanie będziesz miał? Czy musisz podać informacje osobiście na spotkaniu,czy jednak wystaczy że wyślesz wiadomość e-mail do organizatora spotkania z wymaganymi informacjami?
Takie podejście do uczestnictwa w spotkaniach znacznie ułatwiło mi moje życie zawodowe.
#TIP 7 - Traktuj swoje ciało właściwie
I ostatnią, ale właściwie jedną z najważniejszych wskazówek dotyczących efektywności i produktywnej pracy, jest właściwe traktowanie swojego ciała.
Wysypianie się, poświęcanie czasu na codzienne ćwiczenia i zdrowe jedzenie zwiększają odporność mózgu na rozproszenie uwagi. Cena, jaką płacisz za brak snu, nie jest w dzisiejszych czasach tajemnicą, a jednym z jej głównych objawów jest niemożność koncentracji. Regularne ćwiczenia łagodzą stres i ułatwiają przesypianie tych cennych godzin każdej nocy, podczas gdy zdrowe odżywianie daje Ci energię.
Kiedy zauważysz, że sięgasz po słodkie napoje lub niezdrowe przekąski, poświęć chwilę, aby przypomnieć sobie uczucie ociężałości, jakie odczuwasz po zjedzeniu tego rodzaju jedzenia.
Pij wodę!
Chociaż wiemy, że powinniśmy, łatwo zapominamy o piciu wystarczającej ilości wody w ciągu dnia pracy.
Wielu z nas sięga po herbatę lub kawę, aby uzyskać kofeinowy strzał, który nas utrzyma w ryzach i dam nam energię do działania. Jednak, podobnie jak robienie przerw, woda pitna jest niezbędna do utrzymania odpowiedniego poziomu produktywności w pracy. To prosta, ale bardzo skuteczna zasada.
Niewystarczająca ilość wody może prowadzić do odwodnienia, co wiąże się z bólem głowy i zmęczeniem. Dobrą rada – trzymaj butelkę z wodą przy biurku, ponieważ może ona służyć jako przypomnienie o ciągłym sięganiu po nią.
Podsumowując
To były wskazówki i zasady produktywności, które staram się przestrzegać, każdego dnia. Są one podstawą dla każdego, kto w swoim środowisku pracy poddawany jest nieustannym rozproszeniom i kto szuka sposobów na ich przezwyciężenie.
Pamiętaj, że zmiana nie następuje z dnia na dzień.
Zacznij od małych rzeczy i bądź konsekwentny. Drobne pozytywne zmiany wejdą Ci w nawyk, a jak wiemy wyrobienie dobrych nawyków wymaga czasu.
Gorąco zachęcam Cię do stosowania opisanych przezemnie zasad w swojej pracy. Uwierz mi, dzięki nim będziesz miał więcej czasu dla siebie, bardziej cieszył się pracą i szybciej załatwisz wszystkie ważne sprawy.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o moim systemie produktywności i poznać w jaki sposób zarządam zadaniami i radzę sobię z natłokiem informacji, napisz komentarz poniżej. Chętnie podzielę się nimi w kolejnych artykułach. Do usłyszenia.
