Po wszystkich przygotowaniach zbliża się termin Twojej sesji ICE. Wykonałeś niezbędne planowanie, zaprosiłeś odpowiednich uczestników i zarezerwowałeś wystarczającą salę konferencyjną, bądź też wysłałeś zaproszenie on-line. Kiedy to wszystko zostało zrobione, pojawia się kolejne pytanie: jak właściwie przeprowadzić sesję ICE w metodzie VDC? O czym powinniśmy pamiętać podczas spotkania i co powinniśmy zrobić po nim?
W pierwszym artykule Sesje ICE w praktyce – część 1 przyjrzeliśmy się przygotowaniom, które należy wykonać przed sesją ICE w VDC. Obejmują one następujęce punkty:
2.1. Główny temat spotkania
2.2. Jaki rezultat chcesz osiągnąć?
2.3. Zidentyfikuj odpowiednich uczestników spośród różnych interesariuszy
2.4. Podziel zadania i obowiązki
2.5. Przygotuj plan spotkania / agendę sesji
2.6. Miejsce spotkania
2.7. Zaproszenie
W tym artykule, jako część 2 o sesjach ICE w VDC w praktyce, omówimy poniższe tematy:
Spis treści
Ten artykuł jest kontynuacją serii WSZYSTKO O VDC.
3. Przeprowadzenie sesji ICE w VDC
Jak wspomnieliśmy w pierwszym artykule, pamiętaj, że istnieje wiele możliwości przeprowadzenia sesji ICE. Każda firma może to zrobić w nieco inny sposób. W tym artykule założymy prosty przykład, jak można przygotować i wykonać sesję ICE w VDC, i zrobimy to, wymieniając ważne punkty, o których należy pamiętać. Możesz wykorzystać je jako formę listy kontrolnej i wraz z nabytą praktyką dostosować do własnych potrzeb.
3.1. Zaprezentuj cel spotkania ICE
Na początek kilka wskazówek, które wydają się oczywiste, ale często doświadczam, że ludzie łatwo o nich zapominają. W branży budowlanej zwykle zaczynamy pracę od razu i zagłębiamy się w szczegóły i dyskusje techniczne bez specjalnego wstępu. Zapewniam jednak, że we współpracy bardzo pomaga powitanie wszystkich uczestników i upewnienie się, że wszyscy na sesji rozumieją wspólny cel i to, co chcesz osiągnąć podczas bieżącego spotkania. Do tego nie zajmuje to zbyt wiele czasu.
- Powitaj wszystkich uczestników
- Udostępnij ekran i włącz mikrofon i kamerę
- Rozpocznij sesję od krótkiego wyjaśnienia tematu wspólnego celu i tego, co chcesz osiągnąć dzięki spotkaniu
Przykład sesji ICE, zdjęcie pochodzi z tego artykułu.
3.2. Zaprezentuj uczestników
Zrób krótką prezentację uczestników. Pomaga to każdemu zrozumieć, z kim rozmawiają i jacy interesariusze są obecni na spotkaniu.
- Zorganizuj rundę prezentacji – przy stole lub on-line (lub jedno i drugie w przypadku rozwiązania hybrydowego)
- Możesz poprosić każdego uczestnika, aby opowiedział o sobie 2-3 zdania lub poprosić kluczowe osoby o przedstawienie członków swojego zespołu
- Określ, kto jest prowadzącym sesję i kto jest odpowiedzialny za spisanie protokołu ze spotkania
3.3. Zaprezentuj plan spotkania / agendę sesji
W pierwszym artykule Sesje ICE w praktyce – część 1 przeszliśmy przez przygotowania i przedstawiliśmy przykładowy plan / agendę spotkania. Zakładamy, że wysłałeś już ten plan do wszystkich uczestników podczas wysyłania zaproszenia na samą sesję. Jednak zawsze ważne jest, aby przypomnieć wszystkim, jaki jest plan sesji na początku spotkania. Może się zdarzyć, że ktoś nie przeczytał całej agendy, a jedynie swoją część, albo po prostu zapomniał jej szczegóły.
- Przejrzyj agendę sesji
- Wyraźnie określ potrzebę zatrzymania czasu dla każdego punktu
3.4. Zaprezentuj temat
Przed rozpoczęciem dyskusji lub sesji roboczej zrób krótkie wprowadzenie do aktualnego zagadnienia, które będzie omawiane.
- Podsumuj status i co zostało zrobione dotychczas z danym tematem
- W zależności od złożoności i dostępnego czasu możesz mieć więcej niż jedno zagadnienie, przez które przejdziesz podczas danej sesji ICE
- Ten punkt może przeprowadzić również ktoś inny, jeśli zostało to uzgodnione przed spotkaniem z odpowiedzialną osobą
3.5. Dyskusja albo wspólna praca
Ten punkt jest powodem sesji ICE – wspólnej dyskusji lub pracy ze wszystkimi odpowiednimi osobami, które mogą podejmować decyzje. Jeśli sprawa jest złożona, możesz podzielić grupę na mniejsze zespoły – np. architekt omawia jedną rzecz z klientem, podczas gdy w sesji równoległej inżynier budowlany pracuje nad rozwiązaniem z wykonawcą i dostawcą.
Ponownie, w zależności od złożoności i dostępnego czasu, możesz mieć więcej niż jedną dyskusję lub sesję roboczą, które przeprowadzisz podczas jednej sesji ICE.
3.6. Podjęcie decyzji
Po każdej dyskusji lub sesji roboczej ustal i zapisz rezultat – czyli to, co zostało uzgodnione – dla każdego oddzielnego zagadnienia. Pamiętaj, aby być jak najdokładniejszym, aby nie było wątpliwości, na co wszyscy się zgodzili. Decyzje lub komentarze najlepiej spisywać w trakcie sesji, pokazując wszystkim uczestnikom notatki ze spotkania na jednym z monitorów.
Czasami nie będzie możliwe podjęcie decyzji podczas sesji i w tym przypadku ważne jest, aby spisać dalsze działania i kto jest za nie odpowiedzialny. Jeśli nie miałeś czasu na przejrzenie wszystkich spraw, napisz pod komentarzami, że ten punkt nie był omawiany i wyznacz nowy planowany termin jego podjęcia.
Warto wspomnieć, że punkty od 3.4 do 3.6 można powtórzyć podczas jednej sesji ICE, w zależności od czasu i ilości spraw, przez które przechodzisz. Czyli po skończeniu jednej sprawy i podjęciu decyzji wrócisz do punktu 3.4, aby przedstawić nowy temat.
3.7. Podsumowanie
Kolejną rzeczą, o której ludzie często zapominają, jest podsumowanie. Może to być zrozumiałe, ponieważ sesje są dość intensywne, a ludzie mogą być zmęczeni. Ale ponownie, ważne jest, aby podsumować sesję i przejść przez wszystkie podjęte decyzje i działania.
- Podsumuj sesję i przejdź przez wszystkie ustalone decyzje i działania
- Upewnij się, że każdy punkt wymagający działania ma przypisaną określoną osobę odpowiedzialną i termin wykonania akcji. W ten sposób unikniesz przychodzenia na następne spotkanie i uświadomienia sobie, że nic nie zostało zrobione.
- Wykonaj wspólną ocenę sesji – zapytaj uczestników o informację zwrotną – co poszło dobrze, a co można poprawić? Może to być zrobione przy użyciu metody ,,plus i delta”, która umożliwia uzyskanie komentarzy od innych. Z doświadczenia zauważyłem, że najlepiej zaplanować i uzyskać informację zwrotną o spotkaniu w ciągu jego ostatnich 5-10 minut. Ludzie są znacznie bardziej otwarci na dyskusje i czują się zobowiązani do wyrażenia opinii – pozytywnej lub negatywnej – bezpośrednio po sesji. Ewentualnie wyślij ankietę po spotkaniu, jednak w tym przypadku trwa to dłużej i prawdopodobnie nie wszyscy na nie odpowiedzą.
- Możesz zaprezentować wyniki pomiarów, jeśli zebrałeś je podczas samej sesji, lub zrobić to na początku kolejnej (więcej o pomiarach w VDC przeczytasz tutaj w cz. 1 i tutaj w cz. 2).
- Następnie pamiętaj, aby zdecydować, kiedy będzie data i godzina następnej sesji ICE, czy też wyślesz informację o tym później. Dużo łatwiej jest się na to zdecydować od razu, kiedy wszystkie osoby są jeszcze w jednym pomieszczeniu.
4. Follow-up / kontynuacja
Po przygotowaniach do sesji ICE i jej przeprowadzeniu, trzecia główna część to Follow-up / kontynuacja. Ważne jest upewnienie się, że praca pomiędzy spotkaniami jest wykonywana, aby można było faktycznie przejść do następnej sesji. Wskazówka: nie czekaj zbyt długo z wysłaniem notatki ze spotkania. Jeśli zrobisz to już następnego dnia po sesji, ludzie nadal będą pamiętać, o czym dyskutowano i mogą utrzymać tempo wprowadzania uzgodnień w działania.
- Notatki ze spotkań należy przesyłać najpóźniej 1-2 dni robocze po sesji.
- Zbierz pomiary z sesji i przeprowadź ich ocenę.
- Jeśli są jakieś działania z sesji ICE, za które Ty lub Twoja organizacja jesteście odpowiedzialni, zrób to, co zostało uzgodnione lub przekaż te zadania innym.
- Wróć do przygotowań do kolejnej sesji i wyślij na nią zaproszenie.
Pamiętaj też, że najlepszym sposobem uczenia się jest działanie. Może więc nawet jeśli pierwsza sesja nie będzie idealna, poprawisz ją do następnego razu. Po kilku sesjach na pewno zdobędziesz wystarczająco dużo praktyki i doświadczenia oraz zobaczysz dramatyczny wzrost wydajności i jakości spotkań.
Podsumowanie sesji ICE w VDC praktyce
Wielokrotnie powtarzamy, że wszystkie projekty są inne i nie ma „jednego rozwiązania”, które sprawdziłoby się na każdym z nich. W przypadku niektórych mniejszych lub nieskomplikowanych projektów nie ma potrzeby przeprowadzania sesji ICE. Podczas gdy w przypadku innych, zwłaszcza złożonych projektów (uwaga: niekoniecznie „dużych” projektów!) z wieloma interesariuszami, zależnościami i potrzebami wyjaśnień, jedna lub kilka sesji ICE może dać duże oszczędności czasu i wpłynąć na współpracę w pozytywny sposób.
Na koniec zapamiętaj proszę, że nawet przy świetnych przygotowaniach, wszystkich dostępnych narzędziach, czasie, dobrym budżecie itd. sesja ICE nie zadziała, jeśli nie uwzględnimy „czynnika ludzkiego” – lub w innych słowach, ludzi! Przygotuj się na to, że pierwsze spotkania nie przebiegną tak gładko, jak sobie wyobrażałeś i nie wszyscy będą zachwyceni – wprowadzanie każdej nowej rzeczy wymaga czasu. Jednak spróbuj i nie oglądaj się wstecz – jestem pewien, że znajdziesz wiele zalet, a przy odrobinie praktyki i doświadczenia, oszczędności czasu i pieniędzy.
Ten artykuł oparty jest na książce Integrating Project Delivery book i programie VDC-Certificate w Norwegii, zorganizowanym przez Norweski Uniwersytet Technologiczny NTNU wraz z Centrum Rozwoju Zawodowego Stanforda, a także na własnym doświadczeniu autora.
Ten artykuł jest kontynuacją serii WSZYSTKO O VDC.
Mamy też kilka pytań do CIEBIE drogi Czytelniku! Czy masz jakieś doświadczenia ze stosowaniem metodologii VDC? Czy sam uczestniczyłeś w sesji ICE? Jakie masz z tym doświadczenia? Podziel się z nami swoimi przemyśleniami i doświadczeniami poniżej artykułu!
