Sam zakup wspólnego środowiska danych nie oznacza jeszcze, że faktycznie je posiadasz.
Licencja została opłacona. Platforma działa. Każdy ma swoje dane logowania, struktura folderów wygląda sensownie, a gdzieś w twoim biurze właśnie teraz ktoś wysyła rysunek e-mailem do kolegi, bo to szybsze niż wyjaśnianie, gdzie go znaleźć.
Ta ostatnia część jest kluczowa.
Przez dziesięć lat sam tak postępowałem, zanim zacząłem o tym uczyć.
Pracowałem jako koordynator i kierownik ds. BIM przy różnych projektach z branży architektonicznej, inżynieryjnej i budowlanej (AEC) – od szpitali po linie metra. Posiadam certyfikat Information Management Practitioner, który przede wszystkim uświadomił mi, jak ogromna jest przepaść między tym, co mówi norma ISO 19650, a tym, co faktycznie robią firmy.
Potem zrobiłem coś bardziej pożytecznego niż cokolwiek z powyższego.
Spotkałem się z 20 menedżerami BIM, menedżerami ds. informacji i liderami ds. cyfryzacji i zadałem jedno konkretne pytanie: dlaczego wasze CDE nie działa? Wymienili mi ponad 240 różnych problemów. Kiedy je posortowałem, okazało się, że 116 z nich nie miało nic wspólnego z funkcjami oprogramowania. Dotyczyły one tego, kto podejmuje decyzje, kto zatwierdza, kto ma uprawnienia oraz co się dzieje, gdy nikt tego nie sprawdza.
Ten artykuł jest o tych 116 problemach.
Sześć pytań, które pomogą Ci ustalić, co tak naprawdę masz
Oto test, który możesz przeprowadzić w ciągu najbliższych dziesięciu minut.
Wybierz aktualny projekt. Wybierz jeden istotny rysunek. Mam na myśli taki, który został przekazany klientowi lub wykonawcy.
Teraz spróbuj odpowiedzieć na te sześć pytań, korzystając wyłącznie z platformy, bez rozmów telefonicznych i bez pytania osoby, która go sporządziła:
- Która wersja tego rysunku została zatwierdzona do realizacji?
- Kto ją zatwierdził i kiedy?
- Co się zmieniło między tą wersją a poprzednią?
- Kto ma wgląd do tego folderu i kto może do niego dodawać pliki?
- Gdzie znajduje się potwierdzenie, że rysunek został oficjalnie przesłany do klienta?
- Gdybym był nowym pracownikiem, skąd miałbym to wszystko wiedzieć bez zadawania pytań?
Jeśli potrafisz odpowiedzieć na wszystkie sześć pytań w mniej niż minutę, przestań czytać. Masz sprawny system i nie potrzebujesz mojej pomocy.
Większość osób nie potrafi odpowiedzieć nawet na trzy z nich.
Nie chcę tu nikogo krytykować. To po prostu opis tego, co się dzieje, gdy wdraża się CDE bez warstwy decyzyjnej w tle.
To nie jest problem szkoleniowy
Najczęstszą odpowiedzią na powyższy test jest stwierdzenie: „potrzebujemy więcej szkoleń”.
Prawie nigdy nie jest to prawda.
Zastanów się, w jaki sposób platforma trafiła do twojej firmy. Firma Autodesk sprzedała Ci licencje, bo właśnie tym się zajmuje. Dystrybutor przeprowadził szkolenie z konfiguracji i obsługi, często trwające kilka godzin, a czasem pół dnia. Ktoś skonfigurował strukturę folderów i zasady uprawnień. Potem wszyscy wrócili do swoich terminów.
Nikomu w tym łańcuchu nie płacono za udzielenie odpowiedzi na trudne pytanie.
Trudne pytanie nie brzmi: „gdzie mam kliknąć, aby przesłać plik”.
Brzmi ono: „kto w tej firmie ma uprawnienia do uznania danej informacji za wiarygodną i co musi się wydarzyć, zanim to zrobi”.
Żaden sprzedawca nie jest w stanie udzielić na to odpowiedzi. Jest to decyzja dotycząca sposobu funkcjonowania waszej firmy i musi zostać podjęta przez osoby z wewnątrz firmy.
Więc nigdy nie zostaje podjęta.
A ponieważ nigdy nie zostaje podjęta, platforma zapełnia się plikami, które technicznie znajdują się we właściwym miejscu, ale są funkcjonalnie bez znaczenia. Zasadniczo masz więc magazyn danych. Nie masz jednak wspólnego środowiska danych.
Różnica między tymi dwoma pojęciami stanowi główny temat niniejszego artykułu.
Czego faktycznie wymaga norma
Normę ISO 19650 często określa się jako powód, dla którego firmy decydują się na zakup CDE.
To błędne podejście.
Norma wprowadza rozróżnienie, które większość wdrożeń po cichu ignoruje: oddziela ona przepływ pracy od rozwiązania.
Przepływ pracy to zarządzany proces, w ramach którego informacje są generowane, sprawdzane, udostępniane, zatwierdzane i archiwizowane. Rozwiązanie to technologia, która go obsługuje. Norma dotyczy tego pierwszego. To drugie jest jedynie środowiskiem, w którym się on realizuje.
Przeczytaj to jeszcze raz, ponieważ wyjaśnia to niemal każde nieudane wdrożenie, z jakim się spotkałeś.
Nikt nie ponosi porażki przy zakupie oprogramowania. Firmy ponoszą porażkę, ponieważ kupują CDE (kontener) i nigdy nie wdrażają procesu, który powinien w nim funkcjonować. Następnie, gdy CDE nie spełnia oczekiwań, obwiniają za to sam kontener.
Czego więc potrzebuje prawdziwe CDE? Pięciu rzeczy, z których żadna nie jest funkcją:
- Kontrolowane stany. Informacje przechodzą przez zdefiniowane etapy: w trakcie opracowywania, udostępnione, opublikowane, zarchiwizowane – a przejście między nimi jest zdarzeniem, a nie operacją typu „przeciągnij i upuść”.
- Dostęp oparty na roli. To, kto może przeglądać, edytować, przesyłać i zatwierdzać, zależy od tego, czym dana osoba się zajmuje, a nie od tego, kto najgłośniej o to prosił.
- Dyscyplina w zakresie metadanych. Każdy plik zawiera informacje niezbędne do zrozumienia, czym jest, do czego służy i czy można na nim polegać.
- Etapy weryfikacji i autoryzacji. Zanim informacja stanie się wiarygodna, w systemie musi nastąpić określony proces.
- Ścieżka audytu. Można udowodnić, kto co zrobił i kiedy, bez konieczności pytania kogokolwiek.
Zauważ, że wszystkie pięć elementów to decyzje.
Każdy z nich można źle wdrożyć nawet w doskonałym oprogramowaniu, a widziałem firmy, które właśnie tak postąpiły.
8 oznak, że korzystasz z kosztownego dysku współdzielonego, a nie z CDE
To się wyłoniło z wywiadów. Zobacz, ile brzmi znajomo.
1. Masz foldery „WIP”, „Shared” i „Published”, ale nie ma żadnych zasad określających, kto przenosi pliki między nimi. Nazwy folderów są zaczerpnięte ze standardu. Jednak sposób działania nie jest zgodny ze standardem. Jest to najczęstsza forma pozornej zgodności w branży.
2. Uprawnienia administratora projektu zostały szeroko przyznane. Zazwyczaj uzasadniano to tym, że „aby ludzie mogli faktycznie pracować”. Skutkiem tego jest rozmycie uprawnień, przypadkowe usunięcia plików oraz brak możliwości ustalenia, kto i co zmienił.
3. Publikowanie oznacza skopiowanie pliku do innego folderu. Oznacza to, że ten sam dokument istnieje teraz w trzech miejscach, a w ciągu miesiąca nikt nie jest już pewien, który z nich jest prawdziwy.
4. Zatwierdzanie odbywa się za pośrednictwem poczty elektronicznej. Przesyłanie plików odbywa się na platformie. Decyzja, która nadaje temu znaczenie, znajduje się w czyjejś skrzynce odbiorczej. W Twojej ścieżce audytu jest luka dokładnie w tym miejscu, gdzie ma to największe znaczenie.
5. Każdy projekt jest konfigurowany inaczej. Osiem z dwudziestu osób, z którymi przeprowadziłem wywiad, tak opisało swoją firmę. Ta sama firma, te same narzędzia, pięć różnych struktur folderów, ponieważ nie ma szablonu, a każdy kopiuje ostatni projekt, nad którym pracował.
6. Zasady nazewnictwa istnieją w dokumencie, którego nikt nie otwiera. Albo, co gorsza, były egzekwowane w trakcie trwania projektu i uniemożliwiały użytkownikom przesyłanie plików, więc ktoś po cichu je wyłączył.
7. „Najnowsza wersja” jest traktowana jako „wersja zatwierdzona”. Platforma automatycznie wersjonuje pliki, gdy przesyłasz coś o tej samej nazwie. To informuje cię, że plik jest nowszy. Nie mówi jednak nic o tym, czy możesz na jego podstawie tworzyć kompilację.
8. Nikt nigdy nie przeprowadził audytu uprawnień dostępu. Dostęp został ustawiony jednorazowo, podczas konfiguracji projektu, przez osobę, która od tego czasu przeniosła się do innego projektu.
Jeśli występują trzy lub więcej z tych sytuacji, nie korzystasz z CDE.
Korzystasz ze wspólnej pamięci masowej przebranej za zarządzanie.
Nie chodzi o to, że twoi ludzie są niezdyscyplinowani
To właśnie ten element jest najczęściej niewłaściwie realizowany w planach wdrożeniowych.
Kiedy zapytałem, co faktycznie blokuje zmiany, w większości przeprowadzonych przeze mnie wywiadów usłyszałem tę samą odpowiedź.
Ludzie mają sprawdzony sposób działania, a ich pierwszą reakcją na nowe zasady jest odmowa. Nie sabotaż. Nie lenistwo.
Po prostu całkowicie racjonalne preferowanie sposobu, który pozwala dotrzymać dzisiejszego terminu. Pod presją terminu zawsze wygrywa znany sposób działania.
Oznacza to, że argument typu „to jest lepsze dla organizacji” nic nie daje.
Nikt nigdy nie zmienił sposobu pracy w czwartkowe popołudnie tylko dlatego, że było to lepsze dla organizacji. Korzyść musi być widoczna z punktu widzenia jednej osoby wykonującej jedno zadanie: to oszczędza mi jeden krok, to sprawia, że nie zostanę obwiniony, to oznacza, że przestaną mnie pytać, gdzie jest ten plik.
Jeśli proces wdrażania CDE nie przejdzie tego testu, przetrwa około trzech tygodni.
Potem po cichu przestaną go przestrzegać, a osoba, która go wprowadziła, zyska reputację kogoś, kto utrudnia pracę. Widziałem, jak kompetentni menedżerowie BIM w ten sposób stracili rok swojej wiarygodności. Zasady były poprawne. Wdrożenie zignorowało jednak to, jak zachowują się ludzie.
Gdzie faktycznie się znajdujesz: trzy poziomy
Większość firm ocenia się wyżej, niż na to zasługuje, więc bądźcie tutaj szczerzy.
Poziom 1: Przechowalnia Platforma służy do przesyłania i wyszukiwania plików. Uprawnienia są przyznawane doraźnie. Zasady nazewnictwa mają charakter deklaratywny. Zatwierdzanie dokumentacji odbywa się poza systemem. Struktura istnieje, ale brakuje odpowiednich praktyk.
Poziom 2: Częściowa kontrola. Istnieją szablony projektów. Standardy nazewnictwa są egzekwowane w istotnych folderach. Recenzje i formalne zgłoszenia przebiegają wewnątrz platformy. Wyznaczono właściciela. Brakuje jednak spójności między projektami oraz jakiegokolwiek sposobu na zmierzenie, czy to działa.
Poziom 3: Zarządzany system. Nowe projekty domyślnie rozpoczynają się prawidłowo. Uprawnienia do publikacji są jasno określone i ograniczone. Uprawnienia są regularnie kontrolowane. Co najważniejsze, można pokazać dyrektorowi, w liczbach, co się zmieniło.
Prawie każdy, kto to czyta, znajduje się na poziomie 1, a uważa, że jest na poziomie 2.
Różnica między punktem 1 a 2 nie ma nic wspólnego z technologią ani oprogramowaniem. Chodzi tu o kilkanaście decyzji dotyczących zarządzania informacją, na podjęcie których nikt nie miał czasu ani uprawnień.
Test, który możesz zrobić w tym tygodniu
Nie zaczynaj od dokumentu strategicznego.
Weź 20 dokumentów, które zostały wydane w ramach realizowanego projektu w ciągu ostatnich trzech miesięcy. W przypadku każdego z nich sprawdź cztery rzeczy:
- Czy ma kod statusu, który oznacza coś konkretnego?
- Czy ma kod wersji, który odróżnia wersję wstępną od wersji umownej?
- Czy na platformie znajdują się dowody, że ktoś go zatwierdził?
- Czy istnieje zapis, do kogo i kiedy został formalnie wysłany?
Policz, ile z nich spełnia wszystkie cztery kryteria.
Z moich rozmów wynika, że liczba ta wynosi zazwyczaj od dwóch do pięciu na dwadzieścia. Jest to wrażenie wynikające z wywiadów, więc potraktujcie to jako przybliżone oczekiwanie, a nie punkt odniesienia.
Następnie przekażcie tę liczbę swojemu dyrektorowi. Jedno zdanie: spośród dwudziestu dokumentów, które wydaliśmy klientom w tym kwartale, X posiada kompletny, możliwy do udowodnienia łańcuch zatwierdzeń.
To zdanie ma większą moc niż jakakolwiek ocena dojrzałości, jaką kiedykolwiek sporządziłem.
Co będzie następne
Ten artykuł stanowił diagnozę.
Kolejne artykuły będą poświęcone kwestii, która generuje największe koszty: która wersja jest aktualna i kto ją zatwierdził. Przedstawię powiązania między pojęciami z normy ISO 19650 – kontenerami informacji, przydatnością, statusem i wersją – a konkretnymi mechanizmami kontroli w ramach Autodesk Forma (dawniej Autodesk Construction Cloud), które faktycznie je egzekwują.
Standardy nazewnictwa, kody statusu i wersji, decyzja dotycząca obszaru przechowywania, pakiety zamiast kopii oraz powody, dla których przeglądy i przekazywanie dokumentów to dwie funkcje, które większość firm posiada, ale nigdy nie włącza.
Zanim sobie pójdziesz: liczba, o którą poprosi cię dyrektor
Oto pytanie, na które warto odpowiedzieć, zanim ktoś je zada.
Ile z licencji, za które płacicie, faktycznie wykorzystano w zeszłym miesiącu? Nie chodzi o przypisanie, ale o rzeczywiste wykorzystanie. W większości firm nikt tego nigdy nie sprawdzał, a odpowiedź zazwyczaj bywa niekomfortowa.
Przygotowuję 90-dniowy program wdrożeniowy o nazwie CDE ROI Accelerator dla biur projektowych, które już posiadają tę platformę i wiedzą, że nie przynosi ona oczekiwanych rezultatów. Pierwsza edycja odbędzie się najprawdopodobniej w lutym 2027 roku i będzie ograniczona do 10 firm.
Jeśli sześć pytań na początku tego artykułu sprawiło, że poczułeś się nieswojo, dołącz do listy oczekujących tutaj: https://cderoiaccelerator.com/
Dziękuję, że przeczytałeś ten artykuł.
Jeśli tak, to jestem przekonany, że spodoba Ci się również mój newsletter CDE ROI Accelerator.
W każdy wtorek wysyłam praktyczne wskazówki, które pomogą ograniczyć straty, błędy i opóźnienia wynikające z nieuporządkowanych informacji dotyczących projektów.
