Jak zapewnić efektywność spotkania projektowego? Jedną z najważniejszych rzeczy jest w tym wypadku dobre planowanie i dobrze przygotowana agenda. Aby spotkanie przebiegało sprawnie, dostosuj agendę spotkania w taki sposób, aby właściwe pozycje na Twojej liście działań pojawiały się we właściwym czasie. Z mojego doświadczenia wynika, że listy zadań w aplikacji Teams Planner mogą być świetnym narzędziem, które pomoże Ci osiągnąć efektywne spotkania projektowe.
Ten artykuł jest wpisem gościnnym na blogu BIM Corner, napisanym przez Gro Overn Mansford.
Jako manager projektowania, moje korzystanie z aplikacji Teams Planner zaczęło się na dobre w 2019 roku, kiedy zostałam mianowana kierownikiem projektu technicznego dla zespołu projektowego składającego się z członków z 10 różnych firm. Firmy różniły się wielkością i stopniem cyfryzacji, a wszyscy członkowie zespołu projektowego pracowali w swoich biurach domowych przez cały proces projektowania. Biura te były rozmieszczone na dużym obszarze geograficznym, co sprawiało, że częste/codzienne spotkania z zespołem były niepraktyczne, jeśli nie całkowicie niemożliwe. Z tego powodu współpraca na projekcie w pełni odbywała się za pomocą aplikacji Teams.
Ten artykuł dotyczy zarządzania projektowaniem. Na BIM Corner znajdziesz serię poświęconą tej tematyce – poprzednie artykuły możesz przeczytać tutaj:
Spis treści
1. Teams Planner – klucz do efektywnych spotkań?
Warunkiem wstępnym osiągnięcia efektywnych spotkań przy użyciu aplikacji Teams Planner jest wcześniejsze zarejestrowanie wszystkich zadań i zależności w programie. Równie dobrze może to zrobić każdy członek zespołu projektowego, jak i manager projektowania. Na projektach, gdzie pracuję, stało się to sposobem, w jaki moi koledzy i koleżanki powiadamiają mnie o nowych przypadkach lub problemach wymagających uwagi zespołu projektowego.
Każda akcja i zależności są wprowadzane do aplikacji jako „element zadania”, w którym szczegółowo opisano podstawowe informacje i zadania do wykonania, w tym odpowiedzialność – do kogo są one przypisane – jak pokazano w poniższym przykładzie.
Osoba odpowiedzialna za zadania, a także osoby, które potrzebują informacji na dany temat, są zarejestrowane w zadaniu, co oznaczają kolorowe kółka z inicjałami odpowiednich osób. Każda osoba zarejestrowana w elemencie zadania jest automatycznie powiadamiana przez aplikację za każdym razem, gdy do tego zadania zostanie wprowadzony nowy wpis. Nowym wpisem może być na przykład zmiana opisu zadania, dołączenie dokumentu potwierdzającego lub zmiana statusu. Cała korespondencja związana z elementem zadania jest rejestrowana w elemencie i można ją prześledzić, zarówno w odniesieniu do tego, kto ją napisał, jak i kiedy została napisana.
Przed każdym spotkaniem – czyli sesjami ICE, spotkaniami projektowymi lub spotkaniami związanymi z zarządzaniem projektu (ang. project management) – ustalana jest agenda spotkania, wykorzystując pozycje zadań jako punkt wyjścia. Gdy każdemu elementowi zostanie przypisany termin (oznaczony numerem 1 poniżej) lub status (numer 2 poniżej), funkcje sortowania w Planerze mogą zostać użyte do odfiltrowania zadań wymagających uwagi na nadchodzącym spotkaniu.
Kiedy rozpoczynamy szczegółowe planowanie spotkania na kilka dni przed faktyczną datą spotkania, możemy filtrować zadania w celu sprawdzenia, które z nich są zaległe lub posiadają określony status i powinny zostać poruszone na spotkaniu. Funkcja filtrowania znajduje się w prawym górnym rogu, jak pokazano na poniższym przykładzie.
Pozycje zadań można łatwo przenosić w górę i w dół w każdej kategorii, aby nadać im odpowiedni priorytet. Jest to funkcja, z której aktywnie korzystam, aby najważniejsze sprawy, w tym wszelkie zaległe działania, były załatwiane jak najwcześniej. Jednocześnie łączę zadania/działania dla każdej branży, aby móc jak najszybciej zwolnić uczestników danej grupy ze spotkania. Zaproszenie na spotkanie w Outlooku jest aktualizowane o listę priorytetowych zadań utworzoną w Teams Planner i jest dystrybuowane do uczestników z kilkudniowym wyprzedzeniem. Aktualizacja zawiera instrukcje dotyczące tego, w której części spotkania mają uczestniczyć różni uczestnicy, jak pokazano na poniższej ilustracji.
Spotkania są prowadzone „na żywo” w aplikacji Teams Planner, wyświetlając aplikację na ekranie w sali konferencyjnej lub na ekranie spotkania on-line w przypadku Teams lub Zoom. Każda pozycja zadania jest otwierana, a informacje są wykorzystywane jako podstawa do dyskusji i podejmowania decyzji. Podczas spotkania liczba minut poświęconych na każde zadanie jest wpisana bezpośrednio do danego punktu. Po ich wprowadzeniu do każdej zainteresowanej strony zarejestrowanej w pozycji zadania wysyłane jest powiadomienie.
Praca w ten sposób oznacza, że nie trzeba tracić cennego czasu spotkań na zadania, które zostały zamknięte lub rozwiązane pomiędzy spotkaniami, ponieważ strony w nie zaangażowane zostały już poinformowane o jego zakończeniu za pośrednictwem funkcji automatycznego powiadamiania Teams. Korzystając z tej metody pracy, mogliśmy wykorzystać czas, który faktycznie spędziliśmy razem, na spotkaniach dotyczących nierozwiązanych spraw, zamiast spędzać go na omawianiu spraw już zakończonych.
2. Jak skrócić liczbę oraz czas spotkań?
Jako manager projektowania dużą część mojego dnia pracy poświęcam na planowanie i realizację współpracy w danym projekcie. Faktem jest, że duża część tej współpracy odbywa się tradycyjnie na spotkaniach, a często w każdym z naszych projektów odbywa się ich bardzo dużo – szczególnie w bardziej intensywnych okresach życia projektów. Niektóre z tych spotkań mogą być postrzegane jako niepotrzebne, zbyt długie lub mało przydatne dla niektórych uczestników. Zapewniam, że moim celem nie jest umawianie spotkań tylko po to, żeby się spotkać, choć może to być świetna zabawa! Celem spotkań jest zapewnienie sprawnego przebiegu projektu oraz ułatwienie interakcji między członkami zespołu projektowego. Jeśli jako przedstawiciel jednej branży kontaktujesz się z innymi branżami w grupie, z własnej inicjatywy, i rozwiązujesz niezbędne problemy związane z zależnościami, bez konieczności organizowania przez nas spotkania, to aktywnie przyczyniasz się do zmniejszenia liczby spotkań niezbędnych aby dostarczyć udany produkt końcowy.
W przypadku, gdy Twoja branża projektowa ma ograniczony budżet i/lub ograniczenia czasowe i chcesz zmniejszyć liczbę spotkań, w których uczestniczysz, aby zaoszczędzić czas, ważne jest, aby pamiętać o następujących kwestiach: każda branża, która rozwiązała wszystkie swoje problemy i wyzwania związane z zależnościami z innymi branżami i mnie o tym poinformowała, nie otrzyma zaproszeń na spotkania w celu rozwiązania tych powiązań. Przykład: branża, taka jak inżynieria akustyczna, sporządza i dostarcza raport dotyczący wymagań na wczesnym etapie projektu. Na późniejszych etapach projektu nie muszą uczestniczyć w spotkaniach, ponieważ nie wpływają one na estetykę dźwiękową budynków.
Planując swoje spotkania, zawsze dążę do osiągnięcia efektywności poprzez zaplanowanie powiązanych zagadnień wymagających uwagi określonej branży w jednej części spotkania. Tworząc agendę, która to odzwierciedla, zwalniam niektóre branże, aby uczestniczyły one tylko w tej części spotkania, która jest dla nich istotna. Ta metodologia jest kluczowa przy zmniejszaniu liczby uczestników, a także czasu trwania wspomnianego spotkania. Aby pomóc mi w ograniczeniu liczby i/lub długości spotkań w projekcie, możesz wnieść swój wkład poprzez proaktywne informowanie mnie, które kwestie powinny być przedmiotem jednego spotkania, a które nie, przed moim szczegółowym planowaniem spotkania. W istocie proszę o informację 2-3 dni przed spotkaniem, abym mogła uwzględnić dane potrzeby przy opracowywaniu agendy.
Plan spotkania, który jest przygotowywany na podstawie zadań do rozwiązania, określa ilość czasu, jaką należy poświęcić na każdą kwestię. Ważne jest, aby trzymać się planu i pilnować czasu podczas dyskusji i podejmowania decyzji, abyśmy mogli zająć się wszystkimi istotnymi kwestiami i umożliwić wszystkim uczestnikom spotkania wcześniejsze przygotowanie się. Im lepiej każdy uczestnik jest przygotowany wchodząc na spotkanie, tym mniej czasu potrzeba na każdą kwestię, a czas spotkania można odpowiednio skrócić.
3. Krótsze spotkania – czy są możliwe do zrealizowania?
Prawie wszystkie spotkania można by skrócić o pięć, dziesięć minut, gdyby wszyscy zaproszeni uczestnicy pojawiali się na czas. W branży budowlanej, podobnie jak w wielu innych sektorach, coraz częściej akceptowane jest spóźnianie się na spotkania z powodu napiętego dnia pracy. Jako prowadząca spotkania postrzegam to jako wadę, ponieważ reszta jego uczestników jest zmuszona czekać na spóźnioną osobę. Próbując walczyć z tą kulturą, jestem znana z używania poniższego arkusza na dużym ekranie jako narzędzia, które zapewni, że w przyszłości uczestnicy będą przychodzić na czas. W arkuszu znajdują się kolumny dla każdej branży dla każdego spotkania, z numerami od 1 do 4, o następującym znaczeniu:
- Przyszedł na czas
- Przyszedł za późno
- Nie pojawił się
- Odrzucił zaproszenie
Pomiar, czy ludzie przychodzą na czas, daje również pewne efekty psychologiczne. Jak widać na powyższym wykresie, niewiele spotkań miało miejsce, zanim wszyscy uczestnicy upewnili się, że przybyli na moje spotkania na czas. Dzięki temu mogliśmy zakończyć je wcześniej niż zakładaliśmy na późniejszych etapach projektu.
4. Klucz? Planowanie, planowanie i jeszcze raz planowanie!
Podsumowując, jak planować i realizować efektywne spotkania na projektach w branży budowlanej?
Możesz to zrobić poprzez:
- Planowanie spotkań z wyprzedzeniem
- Uczestnictwo jak najmniejszej liczby osób
- Wprowadź nowe sprawy/zagadnienia do bazy danych przed spotkaniem
- Pisz protokół ze spotkania w trakcie spotkania, wprowadzając liczby i dane w aplikacji Teams Planner podczas mówienia
- Zaplanuj swoją pracę w taki sposób, aby działania i zadania zostały wykonane na czas, najlepiej przed spotkaniem
- Planuj własny udział w spotkaniach w sposób zapewniający szybkie i efektywne procesy dla interesujących Cię tematów. Wskazówka: może to również spowodować, że zostaniesz zwolniony ze spotkania wcześniej, niż się spodziewałeś
- Zaplanuj swój dzień tak, aby zdążyć na czas
- Opisuj zadania i komentatrze w taki sposób, aby były one łatwe do zrozumienia, a wnioski można było wyciągać w odpowiednim czasie
W skrócie: bądź przygotowany!
W tym miejscu chciałabym rozpocząć otwartą dyskusję – jak planujesz swoje spotkania? Czy korzystasz z aplikacji Teams Planner lub innego oprogramowania? Czy masz jakieś punkty które chciałbyś poprawić albo doświadczenia, którymi chciałbyś podzielić się z innymi?
