Forma kontroli wielobranżowej, z angielskiego w skrócie IDC (Interdisciplinary control), może różnić się w zależności od projektu i osoby ją przeprowadzającej. Jako manager projektowania skupiający się na średniej wielkości projektach budowlanych i infrastrukturalnych, preferuję sesje „okrągłego stołu” wzorowane na spotkaniu ICE. Z mojego doświadczenia wynika, że ta metoda otwiera dialog między branżami, a odpowiednio zarządzana gwarantuje, że wszystkie obszary projektu – jak również wszystkie zaangażowane branże – są odpowiednio reprezentowane. To znaczy, o ile uda mi się być na bieżąco przez całe spotkanie bez wylogowywania się w połowie zdania. Ale o tym później…
Ten artykuł jest wpisem gościnnym na blogu BIM Corner, napisanym przez Gro Overn Mansford.
Ten artykuł dotyczy zarządzania projektowaniem. Na BIM Corner znajdziesz serię poświęconą tej tematyce – poprzednie artykuły możesz przeczytać tutaj:
Spis treści
1. Kontrola wielobranżowa - czym jest i dlaczego jest nam potrzebna?
Najpierw zacznijmy od krótkiej definicji. Kontrola wielobranżowa może być zdefiniowana jako:
Systematyczny przegląd produktu w celu zapewnienia, że wszystkie rozwiązania zostały wprowadzone do wspólnej, wielobranżowej koncepcji, która może być podstawą wyborów, decyzji i późniejszego projektu wykonawczego budynku.
Kontrola może odbywać się na kilka sposobów: w ramach spotkania, jako kontrola modelu BIM – albo za pomocą kontroli kolizji, albo innej formy sprawdzenia – ale zawsze jako kontrola wielobranżowa.
Dlaczego powinniśmy wykonać kontrolę wielobranżową?
Głównym celem jest zwalczanie błędów w projekcie. Budownictwo często jest ich źródłem, a największe błędy w budynkach mają swoje początki w fazie projektowania. Dlatego celem projektantów, którzy odpowiadają za fazę projektową, powinna być minimalizacja liczby błędów, które ,,wysyłamy” z naszych biur projektowych.
Norweska branża budowlana od pewnego czasu dostrzega to wyzwanie i w odpowiedzi na nie zainicjowała Program Kosztów Budowy (ang. Building Cost Programme). Celem programu było zidentyfikowanie źródeł błędów projektowych i znalezienie sposobu, w jaki sposób możemy poprawić sytuację, aby osiągnąć mniej błędów w naszych projektach.
Program Kosztów Budowy zalecił ustanowienie procesów weryfikacji po osiągnięciu kamieni milowych, na przykład na końcu studium wykonalności. Oprócz tego Program określił zarządzanie wersjami rysunków jako klucz – zwłaszcza w odniesieniu do wielobranżowego dialogu między projektantami. Powoduje to konieczność skupienia się na wielobranżowym procesie projektowania.
Kierownik projektowania powinien zainicjować IDC na koniec każdej fazy projektu, aby upewnić się, że każdy istotny punkt został uwzględniony. W przypadku, gdy projekt nie został wystarczająco dopracowany w biurze projektowym, konsekwencje dla jego realizacji będą znaczące. Brak struktury i dokumentacji kontroli wielobranżowej może prowadzić do przeniesienia na plac budowy błędów projektowych i innych wielobranżowych wyzwań.
👉 W skrócie: zawsze przeprowadzaj kontrolę wielobranżową przed dostarczeniem projektu!
2. Jak zaplanować kontrolę wielobranżową?
Zachęcam do planowania swoich IDC na początku każdego nowego projektu, w tym samym czasie, gdy ustalane są jego plany realizacji. W wyniku powyższych rekomendacji w firmie Multiconsult, w której pracuję, jak i w wielu innych biurach projektowych, opracowano własne Modele Realizacji Projektów (w przypadku Multiconsult nazywa się to „MultiPEM”), które wymagają IDC na koniec każdego etapu dowolnego procesu projektowego. W tym artykule opiszę, jak zaplanowałam, przygotowałam i wykonałam jedno z IDC dotyczące projektu nowego przedszkola z certyfikatem BREEAM dla gminy Oslo.
Podstawą do ustalenia planu jest MultiPEM, który dzieli prace projektowe na fazy i etapy. Pod koniec każdego etapu, oprócz procedur kontroli wewnętrznej w każdej branży, należy wyznaczyć datę dla IDC. Format kontroli może się różnić w zależności od fazy i etapu projektu, ale wszystkie IDC powinny być widoczne w planach projektu od samego początku.
Kontrole wielobranżowe zostały wykonane w następujących etapach projektu:
Krok 1 – Podstawa projektowania (Design basis)
Krok 1 nie zajmuje dużo czasu, ale jest ważnym punktem wyjścia do procesu projektowego. Głównym celem tego kroku jest zebranie i sprawdzenie jakości podstaw projektowych, które będą stanowić punkt wyjścia dla procesu projektowego. W powyższym przykładzie IDC odbywało się jako sesja „okrągłego stołu” podczas „normalnego” spotkania projektowego, wskazanego jako aktywność numer 5 powyżej.
Kroki 2 i 3 – Geometria i dokumentacja
IDC na tych etapach wymaga więcej czasu i skupienia, ponieważ liczba szczegółów i rozwiązań do sprawdzenia może być ogromna. W tym przypadku kontrola została przeprowadzona jako całodzienne spotkanie ICE (jak wskazano w czynnościach nr 9 i 12 powyżej) z napiętym harmonogramem, w którym wszystkie zaangażowane branże były obecne przynajmniej przez część dnia. Spotkania koncentrowały się wokół listy kontrolnej dotyczącej konkretnego projektu i obowiązywała specjalna procedura sprawdzania problemów po spotkaniu ICE.
Ważnym warunkiem wstępnym osiągnięcia jakości w IDC jest to, że rysunki ze wszystkich dyscyplin są w 95% kompletne przed spotkaniem ICE. Aby to zilustrować: w poniższym harmonogramie rysunki architekta (czynność nr 23) mają być gotowe do daty IDC (czynność nr 9). Harmonogram projektu musi zostać ustalony w taki sposób, aby jasno pokazać, że wszystkie czynności związane z tworzeniem rysunków i wszelkim detalowaniem modelu BIM muszą zostać zakończone przed wspomnianym IDC.
Plan ten wskazuje, że okres po spotkaniu ICE był zarezerwowany na wszelkie poprawki lub zmiany, które mogły być konieczne w wyniku kontroli wielobranżowej (jak pokazano w czynności nr 24 w powyższym harmonogramie).
3. Wady i zalety kontroli wielobranżowej
Skoncentrowanie się od samego początku na zagadnieniach wielobranżowych jest dobre, ale ważne jest również zapewnienie „mniejszych” branż co to podejście faktycznie dla nich oznacza. W tym projekcie przedszkola, którego używam jako przykładu, otrzymanie niekompletnego zaproszenia na całodniowe spotkanie ICE wywołało pewien poziom „paniki”. W rzeczywistości każda z pomniejszych branż uczestniczyła w spotkaniu ICE tylko przez około pół godziny i gdy tylko zaproszenie na spotkanie zostało zredagowane, aby to odzwierciedlić, „panika” opadła.
Uwidocznienie IDC w harmonogramach projektu, jak pokazano, zapewnia zaangażowanie wszystkich interesariuszy. Sygnał wysłany do inwestora, dotyczący koncentracji na wielobranżowych zagadnieniach w całym procesie projektowym, spotkał się z pozytywnym odbiorem. Oznacza to również wzrost oczekiwań co do jakości dostarczanego produktu.
W tym projekcie inwestor został zaproszony do udziału w IDC. Pozwoliło mu to na obserwację nas, ale został również uświadomiony o wszystkich kwestiach, które nie były w tym czasie wystarczająco skoordynowane. Wprowadzało to projektantów w pewien niepokój, ale z mojego doświadczenia wynika, że inwestor docenia wysiłek i możliwość bycia zaangażowanym w wielobranżowy proces.
4. Harmonogram i zaproszenie na spotkanie – co przygotować?
Wczesne przygotowanie to podstawa! Gwarantuje to, że wymagani członkowie zespołu projektowego zarezerwują swój czas. Niezwykle ważne jest, aby wszyscy byli dostępni w tym samym czasie, aby w pełni sprawdzić wszystkie wielobranżowe zagadnienia. Zdecydowanie korzystne jest wysłanie zaproszenia na spotkanie na wczesnym etapie projektu, pomimo nieposiadania konkretnego planu/harmonogramu na dany dzień, aby mieć pewność, że zostanie zarezerwowany czas na to spotkanie.
Oto przykład zaproszenia na spotkanie:
Zapraszam na ustrukturyzowany wielobranżowy przegląd projektu, przed wysłaniem go do klienta. Na tym spotkaniu główne branże usiądą przy stole i razem będą systematycznie przeglądać swoje modele, aby odkryć wszelkie błędy, które można poprawić przed wysłaniem projektu.
W ciągu dnia przejdziemy przez checklistę/listę rzeczy do zrobienia, nad którymi warto mieć kontrolę w projekcie. Ponadto tego dnia odbędzie się ostateczna kontrola jakości dokumentacji rysunkowej, która ma zostać dostarczona.
Aby przegląd zakończył się sukcesem i osiągnął pożądaną przez nas wysoką jakość, ważne jest, aby każda z branż miała przynajmniej jednego przedstawiciela na spotkaniu oraz aby wszystkie branże z wyprzedzeniem przesłały swoje modele .ifc do połączenia w wielobranżowy model.
A oto kilka wskazówek dotyczących przygotowań:
- Przygotuj plan na spotkanie z dobrze widoczną strukturą. Możesz chcieć przejść przez każdą część budynku i każde piętro po kolei lub branża po branży. A może projekt jest na tyle duży, że lepiej podzielić go na obszary kontrolne lub sekcje? Ustanów system na wczesnym etapie i poinformuj o nim każdą branżę, aby mogła się jak najlepiej przygotować.
- Upewnij się, że masz dostępne wymagane udogodnienia; na przykład wymagane oprogramowanie (Solibi lub Navisworks), duże ekrany, zaplecze konferencyjne, jedzenie itp. Upewnij się, że te sprawy są ustalone wcześniej, aby czas spotkania nie był marnowany na bieganie w poszukiwaniu pisaków, zapewnij oprogramowanie które działa lub inne podobne szczegóły. Cały czas poświęcony na spotkanie jest cenny, a kluczem do efektywnej kosztowo realizacji są Twoje przygotowania.
- Harmonogram spotkania powinien opierać się na systemie ustalonym dla kontroli. Nie musisz mieć wszystkich w pokoju przez cały czas. Starannie planując swój harmonogram, będziesz w stanie znacznie zmniejszyć liczbę obecnych osób – i czas trwania uczestnictwa każdej osoby. Staranne planowanie skutkuje efektywnym kosztowo i czasowo spotkaniem ICE w danym dniu.
- Utwórz listę kontrolną wszystkich problemów, które nie zostały wyjaśnione, zestawiając problemy z protokołów ze spotkań i/lub listy rzeczy do zrobienia używanych w procesie projektowania. Posortuj zagadnienia tak, aby pasowały do harmonogramu przed spotkaniem. Pamiętaj, aby zostawić trochę wolnego miejsca na liście kontrolnej na wszelkie nowe problemy, które mogą pojawić się podczas spotkania ICE.
- Samodzielne przeprowadzenie spotkania ICE na taką skalę z pewnością nie jest najskuteczniejszym sposobem na zrobienie tego. Jako manager projektowania możesz poprosić zespół o pomoc w obsłudze modelu BIM podczas spotkania, sporządzeniu notatek do protokołu ze spotkania i listy kontrolnej, upewnieniu się, że harmonogram jest przestrzegany oraz zajęciu się sprawami administracyjnymi, które mogą wystąpić podczas prowadzenia spotkania ICE. Przekonanie, że sam poradzisz sobie z tymi wszystkimi zadaniami podczas całodniowego spotkania, prawdopodobnie sprawi, że będzie ono mniej efektywne dla uczestników, którzy będą musieli na ciebie czekać, aż wykonasz swoje zadania.
Przykład szczegółowego harmonogramu:
Harmonogram spotkania
Wszyscy biorą udział od samego początku.
0900-0915: Powitanie i przegląd harmonogramu spotkania
0915-0920: Punkty bezpieczeństwa przeciwpożarowego (po tym bezp. p. poż. opuszcza spotkanie)
0920-0930: Punkty Fizyki Budowli (po tym Fizyki Budowli opuszcza spotkanie)
0930-0940: Akustyka budynku (po tym akustyka budynku opuszcza spotkanie)
0940-0950: Fundamenty i geotechnika budynku (po tym fundamenty i geotechnika opuszcza spotkanie)Krótka przerwa (5-10 minut na napełnienie kubka kawą i rozprostowanie nóg i pleców)
1000-1020: Punkty wodno-kanalizacyjne i burzowe oraz architektury krajobrazu (po tym punkcie wymienione branże opuszczają spotkanie)
1020-1030: Punkty konstrukcyjne
1030-1100: Punkty architektoniczne (później konstrukcja i architektura opuszczają spotkanie)Krótka przerwa (5-10 minut na napełnienie kubka kawą i rozprostowanie nóg i pleców)
1110-1130: Punkty elektryczne
1130-1200: Punkty wentylacji/HVAC
1200-1230: Podsumowanie spotkania i ewentualne inne zagadnienia
👉 Wskazówka: Oczekuje się, że wszystkie branże przeprowadziły swoje kontrole przed kontrolą wielobranżową. Powinny one również dokonać sprawdzenia prac innych branż przed spotkaniem ICE.
5. Nadchodzi wielki dzień – co mam robić?
Twoje szczegółowe przygotowania powinny rozpocząć się na kilka dni przed spotkaniem ICE. Zwerbuj asystenta i zdefiniuj zadania, które ma wykonać ta osoba, aby zapewnić sprawne spotkanie. Jeśli rekrutujesz innego członka projektu do napisania protokołu spotkania, upewnij się, że ta osoba, nie jest jednym z głównych wykonawców kontroli wielobranżowej. Lepiej, żeby te zadania wykonywała osoba mniej zaangażowana w projekt. Często werbowałam młodszego inżyniera z mniejszym doświadczeniem wielobranżowym, aby spisał protokół ze spotkania w moim imieniu – co z kolei daje tej młodej osobie możliwość nauki.
Kolejną kluczową kwestią jest jasna komunikacja z każdą branżą z wyprzedzeniem, aby upewnić się, że wniosą oczekiwane/wymagane elementy na spotkanie ICE, oraz że z wyprzedzeniem dostarczą niezbędną dokumentację do wglądu przez innych i że jest ona na właściwym poziomie jakości.
Zaleca się ostatnią kontrolę jakości harmonogramu przed spotkaniem ICE, ponieważ mogą pojawić się problemy w ostatniej chwili, które wymagają uwagi wszystkich osób zgromadzonych w jednym miejscu.
👉 Wskazówka: zarówno systemy wsparcia technicznego, jak i kawa są ważne dla udanego spotkania – opłaca się je wcześniej przygotować.
Dobrym pomysłem jest przygotowanie widoków w modelu BIM w ciągu ostatnich dni przed spotkaniem, a także otwarcie modelu przed rozpoczęciem spotkania, aby upewnić się, że wszystko jest tam, gdzie być powinno – zwłaszcza jeśli odbywa się ono w nowym miejscu.
Praktyczne wskazówki dotyczące przeprowadzenia spotkania ICE
- Po rozpoczęciu spotkania omów harmonogram i podkreśl znaczenie precyzyjnych i krótkich komentarzy i dyskusji, tak aby spotkanie przebiegało zgodnie z planem przez cały dzień, a grupa mogła omówić wszystkie tematy i zaplanowane zagadnienia. Należy również zaznaczyć, że w harmonogramie nie ma miejsca na wykonanie prac projektowych lub wykonanie wcześniej przydzielonych zadań. Takie zajęcia będą musiały zostać przeprowadzone po spotkaniu ICE.
- Rola moderatora spotkania jest rolą wymagającą i przez cały czas musisz być czujny. Nie możesz sobie pozwolić na samodzielne robienie notatek, ponieważ stracisz uwagę uczestników, a tym samym kontrolę nad swoim spotkaniem. Ty, jako moderator, powinieneś skupić się na prowadzeniu dyskusji i doprowadzić je do wniosków w wyznaczonych ramach czasowych, jednocześnie upewniając się, że grupy przez cały czas skupiają się na najbardziej krytycznych kwestiach. Poproś swojego asystenta o robienie obszernych notatek, ponieważ pozwoli ci to zapamiętać kontekst każdej sprawy, tworząc później podstawę do sporządzenia protokołu spotkania. Twój asystent powinien również przez cały czas mieć oko na harmonogram i może również krótko podsumować każdy problem, zanim przejdziesz do następnego. Zalecam, aby twój koordynator BIM lub inny uczestnik spotkania, który jest w stanie poruszać się po modelu BIM (na przykład architekt), był odpowiedzialny za wyświetlanie modelu 3D na dużym ekranie podczas spotkania. W ten sposób Ty, jako moderator spotkania, możesz przez cały czas skupić się na kwestiach będących przedmiotem dyskusji.
6. Zadania po kontroli wielobranżowej
Po spotkaniu IDC Twoim pierwszym zadaniem jest sporządzenie protokołu ze spotkania. Kształt i jego forma zależy od kilku czynników:
- Czy powinieneś móc „odhaczać” ukończone zadania?
- Czy będzie używany jako narzędzie do identyfikowania niedokończonych zadań?
- Czy lista powinna być interaktywna, aby same branże mogły „odhaczać” ukończone zadania, czy też manager projektowania powinien mieć wyłączne prawo do zamykania ukończonych zadań?
- Czy listę kontrolną można utworzyć i udostępnić za pośrednictwem platformy do współpracy?
Moją praktyką jest sporządzanie „tradycyjnych” protokołów spotkań na firmowym szablonie, na którym odnotowywana jest data, godzina oraz nazwiska uczestników. Pozostała część protokołu z szablonu spotkania nie jest wykorzystywana, ponieważ wolę dołączyć kopię konkretnej listy kontrolnej (wraz z notatkami sporządzonymi w ciągu dnia) jako część dokumentu. Alternatywnie lista kontrolna jest wymieniona jako odniesienie w protokole ze spotkania.
Lista kontrolna
Moje „wstępne” listy kontrolne zawierają wszystkie kwestie omawiane na spotkaniu ICE. Po spotkaniu wykorzystuję tę „brutto” listę jako podstawę do bardziej usystematyzowanej listy kontrolnej „netto”, dołączonej do protokołu spotkania. Lista kontrolna „netto” powinna mieć co najmniej następujące właściwości:
- Unikalna numeracja zadań
- Opisz czynniki, które można kontrolować
- Wyznacz osobę odpowiedzialną za rozwiązanie problemu
- Wymagany opis działania
- Miejsce na krótkie komentarze osoby odpowiedzialnej
- Miejsce na podpisanie czynności jako zakończonej
W przypadku wybrania do tego celu programu Excel lista może wyglądać następująco:
Edytowalna lista kontrolna powinna zostać udostępniona wszystkim uczestnikom na platformie do współpracy jak najszybciej po spotkaniu ICE, aby każda osoba odpowiedzialna mogła samodzielnie odhaczyć swoje zadania w miarę ich rozwiązywania. Gdy tylko minie termin wykonania zadań, manager projektowania powinien przejrzeć listę, aby upewnić się, że wszystkie nierozwiązane kwestie zostały załatwione.
👉 Wskazówka: format nie jest ważny – ważne jest, aby ustanowić system, którego nie można źle zrozumieć – i aby pasował do projektu.
Podsumowanie
Dla managera projektowania ważne jest systematyczne przeprowadzanie kontroli projektowej, aby wszystkie rozwiązania zostały dopracowane do wielobranżowej, spójnej koncepcji, która może być podstawą wyborów, decyzji i późniejszego projektu wykonawczego budynku. Sposób, w jaki odbywa się IDC, może się różnić w zależności od projektu. Niektóre odbywają się w formie spotkań ICE, inne jako papierowe lub oparte na modelach kontrole polegające na przekazywaniu modeli/rysunków technicznych między branżami, które wypełniły pola kontroli, aby pokazać, że ich kontrola została zakończona. W tym artykule opisano, w jaki sposób można przeprowadzić IDC w formie spotkania ICE.
Planując IDC do wykonania w swoim projekcie, ważne jest, aby:
- Proces był widoczny w harmonogramie projektu od początku
- Zapewnić, że uwzględniono wszystkie odpowiednie branże i zagadnienia
- Jasno określić poziom i zawartość każdego IDC
- Opisanie przygotowania, które każdy uczestnik musi wykonać z wyprzedzeniem
- Jasne zakomunikowanie poziomu zaangażowania oczekiwanego od każdego uczestnika
Pamiętaj, że działania po spotkaniu i odpowiednia dokumentacja IDC są stanowczo wymagane, więc upewnij się, że przeznaczysz wystarczająco dużo czasu na ich opracowanie po zakończeniu IDC.
Podczas COVID przeprowadziłam kilka IDC jako cyfrowe spotkania ICE w Teams. Nigdy nie zapomnę szczególnie jednego takiego spotkania. Spotkanie trwało około 2 godzin i już kilka razy przechodziliśmy od udostępniania listy kontrolnej do udostępniania modelu BIM i z powrotem. W tym momencie mieliśmy przejść z jednej branży do drugiej, a w spotkaniu uczestniczyło około 15 osób. Model BIM znajdował się na wspólnym ekranie, a moim zamiarem była zmiana wspólnego ekranu, aby udostępnić grupie listę kontrolną na moim ekranie. Byłam w połowie zdania, kiedy udało mi się kliknąć czerwony przycisk „wyjdź” zamiast białego przycisku „udostępnij”!
Mój puls oczywiście skoczył jak szalony i wydawało mi się, że minęła wieczność, zanim udało mi się ponownie wejść na spotkanie, tylko po to, by spotkać się z głośnymi rykami śmiechu wszystkich uczestników – i naszego inwestora! Jego powitalny komentarz brzmiał: „Haha, wydaje mi się, że Gro zdołała się od nas rozłączyć!”
